Dos efectos de las nuevas tecnologías (TIC): racionalización de la estructura y gestión del archivo

Abstract

[ES] El presente trabajo constituye la última asignatura a superar de la Diplomatura de GAP, en el cual confluyen y son exigibles una serie de directrices, tendentes todas ellas a lograr uno de los objetivos básicos de cualquier Diplomatura o Licenciatura (en la actualidad Grado), que no es otro que la conexión entre la formación teórica y práctica, imprescindible para el acceso al mercado laboral, sea de naturaleza pública o privada. Para ello, la normativa precisa y delimita los requisitos mínimos que debe reunir el Trabajo de Fin de Carrera, con el objetivo de alcanzar unos estándares que plasmen los conocimientos adquiridos durante la carrera con la propuesta de mejora realizada en alguna entidad o ente empresarial, los cuales reflejarán el encaje de los citados conocimientos en la práctica que supone la realidad del funcionamiento de un Servicio, una Dirección General o Departamento. En este sentido, el trabajo pretende plantear hipótesis de aplicación en los procesos de trabajo en relación a nuevas posibilidades de gestión en las AA.PP. que tengan presente o intenten conciliar los principios de eficacia, eficiencia y economía, tanto en la gestión diaria como en la gestión de los recursos disponibles, en la cantidad y en la calidad. Se trata de materializar el tan comentado actualmente hacer más con menos. Sin embargo, de todos los efectos que puede producir la implantación de cualquier propuesta en un Departamento, se limita este trabajo a analizar con mayor profundidad los efectos que pueden generarse en dos aspectos de las medidas y desde una perspectiva global: - En la estructura organizativa - En los archivos y su gestión La propuesta parte del papel director que hoy ostentan las TIC (Tecnologías de la Información y de la Comunicación), en cuanto configuradores de nuevas formas de ejecución del trabajo, que necesariamente han de proporcionar eficiencia y eficacia en la gestión de las actividades administrativas, la cual se debe traducir en unos ahorros que su empleo genera al requerir menos recursos para obtener los mismos resultados, al poseer ya las AA.PP. unas infraestructuras tecnológicas de una notable calidad. A lo largo del desarrollo del trabajo se pondrán de manifiesto los diversos obstáculos que cualquier proceso de cambio se interponen durante el periodo de adaptación, los cuales se definirán y concretarán en el análisis DAFO que se efectúa de cada uno de los ámbitos estudiados, destacando los surgidos en la estructura organizativa, por lo intenso de aquellos. Se formulan una serie de propuestas para obtener unos resultados que combinen los criterios de eficiencia, eficacia y economía, basados en la aplicación de las nuevas tecnologías, con la intención de lograr determinados objetivos, mediante su implementación en los dos aspectos objeto del trabajo de los Servicios: - La estructura organizativa - La gestión electrónica del archivo y su repercusión en el funcionamiento de aquel La idea de analizar e implementar las medidas en unos Servicios homogéneos y con una estructura sencilla, tiene su fundamento en la posibilidad de obtener unos resultados que permitan un análisis detallado y fidedigno de la situación y de los ahorros que pueden suponer, de manera que se puedan extrapolar al resto de la Administración Autonómica, con el substrato que proporcionan las asignaturas estudiadas a lo largo de la Diplomatura. En otras palabras, este trabajo ha escogido un escenario (los Servicios de Recaudación Territoriales de la Dirección General de Tributos de la Generalitat Valenciana) en el que se efectuarán unas propuestas, las cuales se implementarán y una vez obtenidos los resultados, cuantificados cuantitativa y cualitativamente, se analizarán éstos y, se sopesará la conveniencia de extender al resto de la Administración las medidas expuestas, adaptadas lógicamente a cada Dirección.