Análisis del Departamento de Recursos Humanos del Ayuntamiento de Denia mediante la elaboración de un mapa de procesos y propuesta de mejora de sus procedimientos

Abstract

[ES] El presente Trabajo Final de Carrera (TFC) consiste en un análisis de los procesos que se llevan a cabo en el Departamento de Recursos Humanos del Ayuntamiento de Denia. El Ayuntamiento de Denia es la entidad territorial básica más cercana al ciudadano de Denia, es el responsable del gobierno y administración del municipio, en el ejercicio de las competencias que le son propias. La Alcaldía, a su vez, está dividida por departamentos y éstos a su vez por negociados. Este trabajo se centra en el departamento de Recursos Humanos y concretamente en los cuatro negociados que lo conforman: Selección y formación del personal fijo y laboral. Contratación y nóminas. Permisos y licencias. Prevención de riesgos laborales. Estos negociados están ocupados por técnicos cuya misión es muy variada, desde seleccionar al personal, concederle permisos vacacionales, ayudar al resto de funcionarios a mejorar su formación, etc Todas estas funciones se han visto, en los últimos años, modificadas debido a la adaptación a las nuevas tecnologías que han tenido nuestras administraciones. Para bien o para mal, la informática ha tenido un papel importantísimo en la mejora de los servicios de la Administración. Sin embargo, la adaptación de los trabajadores o de la propia Administración a estos nuevos programas informáticos no ha logrado en algunos casos alcanzar los objetivos previstos desde los altos cargos. El Ayuntamiento de Denia se ha adaptado a las nuevas tecnologías con nuevos programas informáticos agilizando una gran cantidad de tareas que antes se hacían por escrito. Pero el departamento de Recursos Humanos, objeto de este trabajo, no se ha adaptado como debería, pues aún siguen habiendo problemas de coordinación entre los negociados que lo integran. Entre otros, sus principales problemas son: La falta de comunicación con el resto de departamentos, es decir, el hecho de que exista información que no se transmita lo más célere posible, provocando colapsos y por lo tanto, entorpeciendo el trabajo al resto de compañeros. El hecho de tener que realizar tareas manuscritas en lugar de hacerlas directamente con el ordenador, lo cual ahorraría tiempo, permitiría tener 8 copias fácilmente y además aumentaría y facilitaría la distribución de la información. El disponer de un software incompatible, el cual obliga a tener que pasar datos de un programa a otro pudiendo realizarse de forma automática con una herramienta de compatibilidad. Para analizar los procedimientos actuales del departamento de Recursos Humanos y poder detectar de este modo los problemas que existen en su ejecución, este TFC presenta una descripción de cada uno de los procesos mediante la utilización de mapas de procesos en los que se indican todas las tareas que se realizan y los documentos que se generan y gestionan. Este análisis permite, por un lado, estandarizar la realización de los procesos en el departamento, y por otro lado, detectar posibles debilidades y defectos del sistema. Debido a esto, se pueden proponer mejoras en los procesos para conseguir mejorar el funcionamiento del departamento, satisfacer los requisitos del ciudadano, así como los requisitos legales y reglamentarios establecidos en la Política de Calidad. Concretamente se propone informatizar determinados pasos de los procedimientos, lo que permite ahorrar costes y tiempo y aumentar la eficiencia. Para ello, se proponen tres vías de mejora: la eliminación del Registro de Entrada en algunos de los procedimientos, crear bases de datos y modelos de solicitudes telemáticas y compatibilizar algunos de los programas utilizados por el departamento. El papel del autor de este TFC ha sido el de analizar y describir la situación actual del departamento, para posteriormente ofrecer un plan de mejora a través de un mapa de procesos en el cual se pretende que haya una total coordinación de los recursos de los que dispone la Administración