Diseño, Desarrollo y Seguimiento del Plan de Dirección de Proyecto para la organización del "International Project Management Championship" (iPMC'2023) a realizarse en la ciudad de Valencia, España

Abstract

[ES] El presente Trabajo Fin de Máster (TFM), tiene como objetivo el diseño, desarrollo y seguimiento del Plan de Dirección del proyecto consistente en la organización y realización del proyecto denominado Campeonato Internacional de Dirección de Proyectos (International Project Management Championship- iPMC¿2023) realizando un comparativo final entre el planteamiento teórico y el resultado real que se obtuvo tras el desarrollo en la ciudad de Valencia, España, en junio de 2023.

A lo largo del documento se seguirá la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (guía del PMBoK) incorporando los procesos agrupados en las áreas de conocimiento necesarios para la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto, así como el Plan de Gestión de Alcance, el Plan de Gestión de Cronograma, el Plan de Gestión de Costes, el Plan de Gestión de Recursos, el Plan de Gestión de las Comunicaciones, el Plan de Gestión de Riesgos y el Plan de Gestión de Partes Interesadas.

Lo anterior, obedece a la complejidad intrínseca de este tipo de proyectos en los cuales el director de proyecto deberá coordinar y gestionar (entre otros) a los representantes de cada delegación que acuden de 13 nacionalidades distintas, sortear barreras de idioma y la unificación de las comunicaciones en un idioma común como lo es el inglés, el corto margen de respuesta que se tiene en las actividades críticas del proyecto para tomar decisiones y medidas correctivas, la necesidad de obtener financiación adicional a la brindada por los promotores para lograr resultados superlativos y que satisfagan las necesidades de todas las partes interesadas y la calidad esperada por la dirección y la dificultad de identificar y aprovechar información útil por la variabilidad del proyecto tras cada edición realizada, por lo que se dará una breve explicación y contextualización de la importancia de la implementación de planes de dirección de proyectos en este tipo concreto de eventos y se detallarán los aspectos más importantes del IPMC.

Finalmente, se presentarán las conclusiones evidenciadas a lo largo del proyecto y las lecciones aprendidas haciendo un comparativo para las fases de planeación y ejecución teórica planteada contra la planeación y ejecución real del proyecto, permitiendo así a los organizadores del proyecto en años venideros, tener un punto de partida y una guía de buenas prácticas para culminar este proyecto a satisfacción.

[EN] This Master's Final Project (TFM), aims to design, development and monitoring of the Project Management Plan for the organization and realization of the project called International Project Management Championship (iPMC'2023) making a final comparison between the theoretical approach and the real result that was obtained after the development in the city of Valencia, Spain, in June 2023.

Throughout the document, the Fundamentals Guide for Project Management (PMBoK guide) will be followed, incorporating the processes grouped into the knowledge areas required for the elaboration of the Project Constitution Act, as well as the Scope Management Plan. , the Schedule Management Plan, the Cost Management Plan, the Resource Management Plan, the Communications Management Plan, the Risk Management Plan and the Stakeholder Management Plan.

This is due to the intrinsic complexity of this type of project in which the project manager must coordinate and manage (among others) the representatives of each delegation that come from 13 different nationalities, overcome language barriers and unify the communications in a common language such as English, the short response time in critical project activities to make decisions and corrective actions, the need to obtain additional financing to the one provided by the promoters to achieve superlative results and that satisfy the needs of all interested parties and the quality expected by the management and the difficulty of identifying and taking advantage of useful information due to the variability of the project after each edition carried out, for which a brief explanation and contextualization of the importance of the implementation will be given of project management plans in this specific type of event and the most important aspects of the IPMC will be detailed.

Finally, the conclusions evidenced throughout the project and the lessons learned will be presented, making a comparison for the theoretical planning and execution phases raised against the actual planning and execution of the project, thus allowing the project organizers in future years to have a starting point and a guide to good practices to complete this project satisfactorily.