Mejora del Proceso de Compras en una empresa de comercialización de productos comestibles mediante la implementación de SAP Business One

Abstract

[ES] La organización donde se está realizando este Trabajo Final de Máster (TFM) es una pequeña compañía comercializadora de productos comestibles latinos que actualmente lleva el Proceso de Compras manualmente. Precisamente, en esta TFM se pretende mejorar el Proceso de Compras, fundamentalmente a través de la implementación de SAP Business One (SAP B1). Esta mejora se desarrollará con la metodología de mejora de procesos denominada AS IS/ TO BE, mediante las siguiente fases: descripción de la situación actual, análisis, detección de posibles ineficiencias y propuesta de un modelo que erradique o mitigue las ineficiencias detectadas y que sea compatible con el ERP previamente mencionado. Es importante destacar que, en este estudio, se señalarán otros procesos transversales a Compras que serán parcialmente analizados tales como la Gestión de Stocks y la Recepción de Mercancía. Entre las principales problemáticas que se tienen actualmente se puede citar: • El uso de Lead Times genéricos para todos los proveedores. • La falta de información en tiempo real sobre el estatus del proceso. • El Proceso de Toma de Decisiones está centralizado en la Alta Jerarquía. • Las proyecciones de demanda que se utilizan para la Planeación de Compras no contemplan las actividades internas y externas que alteran la demanda. • Falta de indicadores básicos en la Gestión de Inventario para la toma de decisiones en compras. Basado en lo comentado anteriormente, se ha realizado un análisis de la situación actual (AS IS) modelando el proceso bajo la notación BPMN (Business Process Modeling Notation) e interpretando los indicadores; y, de forma paralela, se ha construido un modelo idóneo para la organización (TO BE) contemplando la inclusión del ERP SAP B1. El GAP existente entre ambos modelos constituye el plan de transición, en el cual se han definido actividades, recursos y presupuestos que la empresa ha de llevar cabo para obtener la mejora. Al finalizar, se hace una proyección sobre lo que se estima que la empresa ganaría al implementar dichos cambios.

[EN] The organization where this Master's Final Project is being carried out (TFM) is a small company that markets Latino grocery products that currently carries out the Purchase Process manually. Precisely, this TFM aims to improve the Procurement Process, mainly through the implementation of SAP Business One (SAP B1). This improvement will be developed with the process improvement methodology called AS IS / TO BE, through the following phases: description of the current situation, analysis, detection of possible inefficiencies and proposal of a model that eradicates or mitigates the inefficiencies detected and that is compatible with the previously mentioned ERP. It is important to highlight that, in this study, other transversal processes to Purchases that will be partially analyzed such as Stock Management and Merchandise Reception will be pointed out. Among the main problems currently facing can be mentioned: • The use of generic Lead Times for all providers. • Lack of real-time information on the status of the process. • The Decision-Making Process is centralized in the High Hierarchy. • The demand projections used for Purchase Planning do not consider internal and external activities that alter demand. • Lack of basic indicators in Inventory Management for purchasing decisions. Based on what was previously commented, an analysis of the current situation (AS IS) has been carried out, modeling the process under the BPMN (Business Process Modeling Notation) notation and interpreting the indicators; and, in parallel, an ideal model for the organization (TO BE) has been built contemplating the inclusion of the ERP SAP B1. The GAP existing between both models constitutes the transition plan, in which activities, resources and budgets that the company has to carry out to obtain the improvement have been defined. At the end, a projection is made on what it is estimated that the company would gain by implementing these changes.