Análisis de la facturación de proveedores de transporte mediante herramientas de inteligencia de negocio

Abstract

[ES] El proyecto nace de la necesidad de automatizar y evitar tareas manuales que requieren de bastante tiempo para revisar, gestionar y verificar la facturación recibida en Emuca por sus proveedores de transporte. Hasta la actualidad estas funciones de comprobación del importe y los datos logísticos se hacen mediante funciones propias de Excel tales como “buscarv”. El proyecto tiene como objetivo principal restar carga de trabajo y aumentar la productividad del Departamento de Administración y Finanzas fomentando el desarrollo de la transformación digital de la empresa. Para abordar el proyecto se ha hecho un análisis previo al desarrollo en el que se ha decidido que documentos van a ser necesarios para alimentar el sistema, se ha desarrollado el modelo de datos, también se han seleccionado las herramientas que requiere el proyecto, se han desarrollado los diagramas de procesos para comprender perfectamente el flujo de ejecución de este y por último se ha abordado el desarrollo. Tras el desarrollo del proyecto y estando en fase beta de pruebas se ha apreciado que efectivamente se puede tener más control sobre los importes, el peso, los metros lineales y la volumetría que facturan los proveedores de transporte a Emuca mensualmente de una forma más rápida, cómoda y sobretodo visual mediante la herramienta de presentación y explotación de datos Power BI. De este modo y gracias a determinados objetos visuales como gráficos, tablas y filtros de búsqueda se pueden apreciar mucho más fácilmente posibles desviaciones en importes o en los datos logísticos de cualquier registro de factura siendo estos el peso, el volumen y los metros lineales. Teniendo en cuenta que estas posibles desviaciones tienen una repercusión económica en la empresa en el largo plazo puedo decir que el proyecto ayuda a la empresa evitando gastos de facturación erróneos. Se espera que el proyecto siga ayudando a la empresa según las previsiones esperadas y de momento va en buen camino.

[EN] The project arises from the need to automate and avoid manual tasks that require a lot of time to review, manage and verify the billing received in Emuca by its transport providers. To this day these functions of checking the amount and logistical data are done using Excel's own functions such as "searchv". The main objective of the project is to subtract workload and increase the productivity of the Department of Management and Finance by promoting the development of the company's digital transformation. To address the project, a pre-development analysis has been carried out in which it has been decided that documents will be necessary to power the system, the data model has been developed, the tools required by the project have also been selected, the process diagrams have been developed to fully understand the flow of execution of the project and finally the development has been addressed. Following the development of the project and being in beta testing phase it has been appreciated that you can effectively have more control over the amounts, weight, linear meters and volumetry that transport providers invoice to Emuca monthly in a faster, more convenient and above all visual way through the Power BI data presentation and exploitation tool. In this way, thanks to certain visuals such as charts, tables and search filters, you can more easily see possible deviations in amounts or in the logistics data of any invoice record being the weight, volume and linear meters. Given that these possible deviations have an economic impact on the company in the long run I can say that the project helps the company by avoiding erroneous billing expenses. The project is expected to continue to help the company as expected and is on track for the time being.