ANÁLISIS Y PROPUESTA DE MEJORA DE LA GESTIÓN DEL ARCHIVO DEL SERVICIO DE RECURSOS HUMANOS DE LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE VALENCIA

Abstract

La gestión documental no puede quedar al margen de la innovación en las administraciones públicas. Su potencialidad como unidad de apoyo a los empleados públicos en el tratamiento de la documentación, dentro de cualquier organización, y su papel como garante de derechos de los ciudadanos le permite ocupar un lugar específico en cualquier entidad pública. Aunque nuestra Universidad es una institución relativamente joven, cuenta ya con más de cuarenta años. Desde su creación no se ha llevado a cabo ninguna actuación global dirigida a organizar y preservar sus fondos documentales. Ningún servicio se ha encargado de controlar la gestión documental de la organización en su conjunto. Los archivos de gestión, docente y de investigación de cada unos de los Servicios, Unidades Administrativas, Centros, Departamentos e Institutos de Investigación se están desarrollando sin normas de funcionamiento generales ni criterios comunes. El resultado es una gran dispersión y heterogeneidad de situaciones: cada servicio ha resuelto sus problemas de ordenación de la documentación, almacenamiento de la misma y de recuperación de la información como le ha parecido más oportuno. Esta situación crea graves ineficiencias y retrasos en la gestión administrativa así como gran dificultad para localizar y acceder a la documentación. A ello se suma la inexistencia de un espacio físico propio en la Universidad que sirva de depósito y archivo de los documentos generados en el desarrollo de la actividad de la organización. Se proponen mejoras a la situación actual.