Análisis y propuesta de mejora del proceso de control de costes y planificación en el departamento de gestión de proyectos de una empresa del sector ferroviario

Abstract

[ES] El presente trabajo tiene como principal objetivo mejorar los procesos relacionados con el control de costes y planificación en la gestión de proyectos de la empresa Stadler Rail Valencia. Hace veinte años, la empresa se definía dentro de un marco familiar y gestionaba un número limitado de proyectos, sin embargo, a lo largo de los años ha experimentado un crecimiento significativo y se ha convertido en una multinacional importante en el sector ferroviario. En la actualidad, tiene más de 60 proyectos en curso y su crecimiento continúa en aumento. Para mantenerse como un fuerte competidor en su sector, la empresa ha tenido que adaptarse a las nuevas tecnologías, e introducir mejoras y rediseños en sus procesos. Sin embargo, uno de los desafíos más grandes sigue siendo el rápido crecimiento, lo que plantea la necesidad de hacer frente a las nuevas adaptaciones y cambios. En este contexto, el enfoque de este trabajo es presentar diferentes propuestas de mejora destinadas a lograr una mayor eficiencia y optimización de los recursos de la empresa. Estas mejoras se enfocarán en aspectos como la trazabilidad, la accesibilidad, la comunicación, la documentación y la automatización de procesos. Para lograrlo, en primer lugar, dentro del departamento de gestión de proyectos, se realizará un análisis de los procesos (AS-IS), lo que permitirá detectar los problemas que existen y las oportunidades de mejora. En segundo lugar, una vez identificadas estas mejoras se podrá realizar la propuesta del diseño de la solución (TO-BE), modelado con diagramas BPMN. Por último, se describirá la metodología para implantar las mejoras de la solución, detallando los procedimientos necesarios en cada proceso. Esta implementación se abordará incluyendo automatizaciones, cambios de procedimientos, integración de sistemas, centralización de información, entre otros. Una vez implementadas se propondrán una serie de indicadores (KPIs) que permitirán cuantificar posteriormente estas mejoras. Finalmente, se propondrán algunas líneas de mejora para aquellas actividades presentes en la gestión de proyectos que aún requieren optimización y podrían ser implementadas en el futuro.

[CA] El present treball té com a principal objectiu millorar els processos relacionats amb el control de costos i planificació en la gestió de projectes de l'empresa Stadler Rail València. Fa vint anys, l'empresa es definia dins d'un marc familiar i gestionava un nombre limitat de projectes, no obstant això, al llarg dels anys ha experimentat un creixement significatiu i s'ha convertit en una multinacional important en el sector ferroviari. En l'actualitat, té més de 60 projectes en curs i el seu creixement continua en augment. Per a mantindre's com un fort competidor en el seu sector, l'empresa ha hagut d'adaptar-se a les noves tecnologies, i introduir millores i redissenys en els seus processos. No obstant això, un dels desafiaments més grans continua sent el ràpid creixement, la qual cosa planteja la necessitat de fer front a les noves adaptacions i canvis. En aquest context, l'enfocament d'aquest treball és presentar diferents propostes de millora destinades a aconseguir una major eficiència i optimització dels recursos de l'empresa. Aquestes millores s'enfocaran en aspectes com la traçabilitat, l'accessibilitat, la comunicació, la documentació i l'automatització de processos. Per a aconseguir-ho, en primer lloc, dins del departament de gestió de projectes, es realitzarà una anàlisi dels processos (AS-IS), la qual cosa permetrà detectar els problemes que existeixen i les oportunitats de millora. En segon lloc, una vegada identificades aquestes millores es podrà realitzar la proposta del disseny de la solució (TO-BE), modelat amb diagrames BPMN. Finalment, es descriurà la metodologia per a implantar les millores de la solució, detallant els procediments necessaris en cada procés. Aquesta implementació s'abordarà incloent automatitzacions, canvis de procediments, integració de sistemes, centralització d'informació, entre altres. Una vegada implementades es proposaran una sèrie d'indicadors (KPIs) que permetran quantificar posteriorment aquestes millores. Finalment, es proposaran algunes línies de millora per a aquelles activitats presents en la gestió de projectes que encara requereixen optimització i podrien ser implementades en el futur.

[EN] The main objective of this work is to improve the processes related to cost control and planning in project management of the company Stadler Rail Valencia. Twenty years ago, the company was defined within a family framework and managed a limited number of projects, however, over the years it has experienced significant growth and has become an important multinational in the railway sector. It currently has more than 60 ongoing projects and its growth continues to increase. To remain a strong competitor in its sector, the company has had to adapt to new technologies, and introduce improvements and redesigns in its processes. However, one of the biggest challenges remains rapid growth, which raises the need to cope with new adaptations and changes. In this context, the focus of this paper is to present different improvement proposals aimed at achieving greater efficiency and optimization of the company's resources. These improvements will focus on aspects such as traceability, accessibility, communication, documentation and process automation. To achieve this, firstly, within the project management department, an analysis of the processes (AS-IS) will be carried out, which will make it possible to detect the problems that exist and the opportunities for improvement. Secondly, once these improvements have been identified, a solution design proposal (TO-BE) can be made, modeled with BPMN diagrams. Finally, the methodology to implement the improvements of the solution will be described, detailing the necessary procedures in each process. This implementation will be approached including automations, procedure changes, systems integration, information centralization, among others. Once implemented, a series of indicators (KPIs) will be proposed that will allow subsequent quantification of these improvements. Finally, some lines of improvement will be proposed for those activities present in project management that still require optimization and could be implemented in the future.