Proyecto de digitalización de la gestión documental aduanera de una empresa del sector de la moda de lujo

Abstract

[ES] Los trámites aduaneros son procesos complejos y burocráticos que imponen una carga administrativa considerable. La rigurosa fiscalización a la que están sometidos no solo representa un desafío para las empresas internacionales, sino que además consume una cantidad significativa de recursos.

Sobre las anteriores premisas, este proyecto propone digitalizar la gestión de la documentación aduanera mediante un sistema software formado por dos componentes clave. El primero es un extractor automático de la información de las declaraciones fiscales, que actúa como un índice para identificar qué documentos son necesarios, reduciendo la carga de trabajo manual en un 99%. El segundo componente es un procesador de documentos que, utilizando inteligencia artificial (IA), identifica y organiza lógicamente los documentos recuperados sin incrementar la carga de trabajo. Adicionalmente, el sistema incluye una herramienta visual para el control activo y el seguimiento del estado de recuperación de documentos, facilitando así las nuevas tareas de los trabajadores.

Con todo lo anterior, el objetivo del proyecto es reducir el riesgo fiscal de una empresa líder en el sector de la moda de lujo mediante una gestión proactiva e independiente de la documentación aduanera. Además, se busca mejorar la eficiencia operativa de la empresa y establecer las bases para el desarrollo de un producto escalable y adaptable a otras organizaciones.

En este documento se describe la fase de consultoría inicial, que, mediante un análisis de la situación actual, identifica las necesidades de la empresa. Además, se definen los nuevos procesos que serán respaldados por el sistema de información previamente mencionado, cuyo diseño e implementación se abordan a través de las fases del proceso software, desde la especificación de requerimientos hasta el diseño de alto nivel y en detalle de sus componentes principales. Por último, se incluye la planificación del proyecto y el presupuesto correspondiente.

[CA] Els tràmits duaners són processos complexos i burocràtics que imposen una càrrega administrativa considerable. La rigorosa fiscalització a la qual estan sotmesos no sols representa un repte per a les empreses internacionals, sinó que a més consumeix una quantitat significativa de recursos. Sobre les anteriors premisses, aquest projecte proposa digitalitzar la gestió de la documentació duanera mitjançant un sistema software format per dos components clau. El primer és un extractor automàtic de la informació de les declaracions fiscals, que actua com un índex per a identificar quins documents són necessaris, reduint la càrrega de treball manual en un 99%. El segon component és un processador de documents que, utilitzant intel·ligència artificial (IA), identifica i organitza lògicament els documents recuperats sense incrementar la càrrega de treball. Addicionalment, el sistema inclou una eina visual per al control actiu i el seguiment de l'estat de recuperació de documents, facilitant així les noves tasques dels treballadors. Amb tot l'anterior, l'objectiu del projecte és reduir el risc fiscal d'una empresa líder en el sector de la moda de luxe mitjançant una gestió proactiva i independent de la documentació duanera. A més, es busca millorar l'eficiència operativa de l'empresa i establir les bases per al desenvolupament d'un producte escalable i adaptable a altres organitzacions. En aquest document es descriu la fase de consultoria inicial, que, mitjançant una anàlisi de la situació actual, identifica les necessitats de l'empresa. A més, es defineixen els nous processos que seran recolzats pel sistema d'informació prèviament esmentat, el disseny i la implementació de la qual s'aborden a través de les fases del procés programari, des de l'especificació de requeriments fins al disseny d'alt nivell i detalladament dels seus components principals. Finalment, s'inclou la planificació del projecte i el pressupost corresponent.

[EN] Customs procedures are complex and bureaucratic processes that impose a significant administrative burden. The rigorous legal scrutiny to which they are subject not only poses a challenge for international companies but also consumes a significant amount of resources.

In light of these premises, this project proposes to digitalize the management of customs documentation through a software system composed of two key modules. The first is an automatic extractor of information from tax returns, which acts as an index to identify which documents are necessary, reducing the manual workload by 99%. The second component is a document processor that, using artificial intelligence (AI), identifies and logically organizes the retrieved documents without increasing the workload. Additionally, the system includes a visual tool for the active control and monitoring of the document recovery status, thus facilitating the new tasks of the workers.

With all of the above, the project's objective is to reduce the fiscal risk of a leading company in the luxury fashion sector through proactive and independent management of customs documentation. Furthermore, it aims to improve the company's operational efficiency and lay the groundwork for the development of a scalable and adaptable product for other organizations.

This document describes the initial consulting phase, which, through an analysis of the current situation, identifies the company's needs. In addition, the new processes that will be supported by the aforementioned information system are defined. The design and implementation of this system are addressed through the phases of the software process, from the specification of requirements to the high-level and detailed design of its main components. Finally, the project planning and corresponding budget are also included.