Propuesta de rediseño de las competencias funcionales del director-coordinador edificios PROP Valencia de la Generalitat Valenciana

Abstract

[ES] Con este Trabajo Fin de Carrera (en adelante TFC) se pretende aplicar los conocimientos adquiridos en la Diplomatura de Gestión y Administración Pública (en adelante GAP), tanto teóricos como prácticos, a un caso real en el ámbito de una Administración Pública. Así, partiendo también de la experiencia del autor como empleado de la Generalitat Valenciana desde 1992 y con destino en el Edificio PROP-I desde 1996, se han aplicado estos conocimientos adquiridos a analizar y proponer mejoras para el funcionamiento del Edificio PROP-I, que supongan una mejor gestión de los recursos públicos y una mejor calidad en la atención a los ciudadanos. De este modo, en el Capítulo 1, denominado "Introducción" se ha descrito el objeto y objetivos del trabajo, la metodología y plan de trabajo que se ha llevado a cabo, una breve descripción de los servicios y unidades que prestan sus servicios en el Edificio PROP-I y, por último, se han justificado las asignaturas que han sido de utilidad en la elaboración del TFC. En cuanto al Capítulo 2, denominado "Marco de referencia", se ha descrito el marco normativo en el que se desarrolla la actividad de la Generalitat Valenciana: su estructura organizativa, las Oficinas PROP, los recursos humanos, el Presupuesto, las nuevas tecnologías y, más en concreto, los servicios y unidades objeto de estudio. Este marco de referencia es de gran ayuda para entender la estructura, normativa y situación actual de los órganos afectados por el presente TFC. También se estudia en este capítulo las Cartas de Servicios en la Generalitat Valenciana, en concreto, la Carta de servicios del sistema de información general de las oficinas PROP, su normativa, su aplicación, cómo se elaboran, todo ello en vías a desarrollar una carta de servicios como posible mejora. Ya en el Capítulo 3, denominado "Situación actual", se ha descrito la organización y funcionamiento en la actualidad del Edificio PROP-I, como funcionan los distintos servicios territoriales que lo integran, los distintos puntos de información al ciudadano, los registros de entrada, la recepción al ciudadano, etc. En concreto, en este capítulo se ha detallado la situación actual de la atención al ciudadano en el edificio administrativo PROP-I, la organización y funcionamiento de las unidades administrativas y los servicios que estas prestan. Se han señalado las carencias y deficiencias que se observan en la actualidad como punto de referencia para la posible mejora que se señalará en el siguiente capítulo. También se ha analizado, como no, el funcionamiento actual de la gerencia del edificio, las funciones que tiene asignadas y las que realmente puede realizar. Se han expuesto las estadísticas de las atenciones que se prestan con relación al proyecto PROP, tanto por canal (presencial, telefónico, Internet) como por año o por oficina PROP. Por último, también se ha analizado en este capítulo el impacto de la actual crisis económica, el efecto negativo de los recortes salariales en la motivación de los empleados públicos y en la implantación de mejoras. En el capítulo 4, relativo a la "Propuesta de actuación", se han señalado los objetivos que se pretenden alcanzar, la justificación de la propuesta y, junto con la propuesta principal de este TFC, unas posibles mejoras a las que se da un tratamiento descriptivo más superficial por ser complementarias de la mejora principal, puesto que sin la mejora principal difícilmente podrán acometerse las complementarias. La propuesta principal está orientada a dotar de las competencias funcionales necesarias al actual puesto de Director del Edificio PROP-I y la forma de llevarla a cabo es con la confección de un Reglamento de las oficinas PROP, que adoptaría la forma de Decreto del Consell, que regule claramente y con efectos vinculantes las funciones del Director de una oficina PROP. Con esta mejora el Director podría asegurar el correcto funcionamiento no solo de los equipos e instalaciones, sino también de la atención al ciudadano. También se podría coordinar con los responsables de los departamentos ocupantes del edificio las cuestiones comunes, pero con la responsabilidad última de quien está llamado a la gestión y representación de la oficina PROP. Debería no solo consolidar sino también controlar el Sistema de Gestión de Esperas para de este modo poder contar con indicadores de la atención. Esta mejora permitiría promover la implantación de iniciativas de modernización, registro único, seguimiento y gestión de expedientes, normalización y transmisión electrónica de documentos o dinamización de los grupos de calidad. Respecto a las posibles mejoras que se derivarían de la mejora principal, éstas se podrían agrupar según la fase en que se implantarían de la siguiente forma: FASE 1: Mejoras organizativas Mejora 1 - Dotar de presencia de todos los servicios en planta baja. Mejora 2 - Unificar la información y registro de cada servicio territorial. Mejora 3 - Horarios unificados de todos los servicios. FASE 2: Mejoras que implican al Servicio Informático Mejora 4 - Implantación de un sistema de cobro de tasas. Mejora 5 - Implantación de un sistema de cita previa. Mejora 6 - Implantación de un registro telemático. FASE 3: Mejora para el control de la calidad Mejora 7 - Obtención de la Carta de Servicios para la Oficina PROP-I. También en el Capítulo 4 se ha señalado la posibilidad de extender las mejoras propuestas a otras Oficinas PROP, opción muy interesante pues abarataría más si cabe el proyecto, dado que existen 24 oficinas PROP, más las que pudieran crearse, que podrían beneficiarse del presente trabajo. En cuanto al Presupuesto de la mejora principal, no es necesario contratar un servicio externo, y el coste es mínimo. No obstante, para tener en cuenta el trabajo realizado con el presente proyecto se ha calculado el tiempo dedicado como el de un empleado público graduado en GAP. Del mismo modo y para las mejoras que implican la participación del Servicio Informático, se ha calculado el tiempo utilizado por un empleado público licenciado en Informática. También en la propuesta de actuación se plantea su viabilidad no encontrando inconvenientes en su ejecución y sí ventajas como más calidad en la atención al ciudadano, ahorro de tiempo y dinero para la Administración, autogestión de las oficinas PROP, uniformidad en la atención que se presta en la oficina, etc. Por otra parte, la gestión del proyecto se ha detallado, tanto para la mejora principal como para las complementarias, mediante Diagramas de Gantt que incluyen las hojas de tareas que señalan los plazos y períodos de implantación. En cuanto a la forma de evaluar y realizar el seguimiento de las mejoras propuestas, se ha optado por realizarla a través del seguimiento del grado de cumplimiento de los estándares establecidos en la Carta de Servicios de la Oficina PROP-I que se propone dentro de las mejoras complementarias. Por último, en el capítulo 5, el de ¿Conclusiones¿, se citan las conclusiones generales a las que se ha llegado tras la redacción del trabajo, la viabilidad del proyecto junto con las ventajas que tendría su implantación. Como punto importante se adjunta como anexo al presente TFC el modelo de Reglamento Orgánico y Funcional de las Oficinas PROP de la Comunidad Valenciana.