Análisis y propuesta de mejora del sistema de gestión de archivo del Departamento de Construcciones Arquitectónicas de la Universitat Politècnica de València

Abstract

[ES] Debido al aumento del volumen de documentación e información, resultado de las actuaciones propias de la gestión administrativa, los sistemas de archivo habituales son difíciles de mantener actualizados, por ello hoy en día se requieren de herramientas tecnológicas que nos permitan optimizar los procesos internos. En la actualidad, la gestión documental es una necesidad real para toda organización, incluso aunque tenga un pequeño volumen de datos. Los sistemas de gestión documental son programas que poseen una tecnología de bases de datos adecuada para la gestión de documentos. Para implantar la gestión documental dentro de cualquier organización es necesario contar con un programa de gestión documental que permita de forma única, la integración de todos los procesos requeridos, desde la creación del documento como resultado de una actividad administrativa hasta su eliminación de forma controlada. La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos. El principal objetivo de este proyecto es implantar un sistema de gestión documental electrónico de archivo (en adelante SGDEA), en el Departamento de Construcciones Arquitectónicas (en adelante DEPCSA), de la Universitat Politècnica de València (en adelante UPV), el cual permita acceder y consultar de forma frecuente la información archivada, incrementar la productividad, reducir costes y tiempos, obteniendo una mayor eficacia y eficiencia en la gestión administrativa.