Análisis y propuesta de mejora en una administración pública. Diseño de manuales de procedimientos

Abstract

[ES] En el presente trabajo "Análisis y propuesta de mejora en una administración pública. Diseño de manuales de procedimientos" se desarrollan dos manuales que engloban los procedimientos usados en una unidad militar del Ejército de Tierra para prestar el apoyo logístico, en el área de mantenimiento, a las tropas españolas destacadas en zonas de operaciones fuera de territorio nacional. Los manuales desarrollados se adaptan a los requisitos de calidad establecidos en la Norma ISO 9001:2008. En ellos se han compilado procedimientos logísticos usados en territorio nacional, adaptando los que se han considerado necesarios y creando los que no se han podido adaptar o no existían. Están diseñados para ser usados tanto en territorio nacional como en el exterior, y con ellos se pretende crear un documento único que mejore la gestión facilitando (y así agilizando) el flujo de la información. En el Ejército de Tierra, el Sistema de Apoyo Logístico está constituido por los medios, normas y procedimientos que aseguran su adecuado funcionamiento. Este proporciona las capacidades militares que se precisan en cada momento en el ámbito de los recursos materiales en las áreas de abastecimiento, transporte y mantenimiento, y algunos aspectos de sanidad (abastecimiento y mantenimiento de recursos sanitarios). La organización para la que se elaboran los procedimientos objeto de este trabajo se encuentra integrada en esta estructura, siendo su papel el de un operador logístico, tanto conceptualmente como dentro del ciclo de la logística integral. Las políticas de defensa se engloban en la política exterior, siendo las Fuerzas Armadas una herramienta más para llevar a cabo la visión que se desea del país. Por otro lado, la relación entre Fuerzas Armadas y la Sociedad en el sistema democrático español es compleja, dinámica y sujeta a las necesidades y demandas de los cambios sociales y de la articulación de la legitimidad. Este cambio ha posicionado a las Fuerzas Armadas como una de las instituciones del Estado más valoradas. La adaptación al espacio internacional se ha llevado a cabo con éxito, de manera que los ejércitos españoles han respondido a las demandas de los organismos internacionales (ONU, OTAN, EDA), cumpliendo los objetivos encomendados. Para la elaboración de los dos manuales se ha realizado, en primer lugar, una auditoría operativa interna, para pasar después aplicar metodología de gestión de calidad. En el proceso se han identificado las actividades a incorporar en los manuales y los documentos necesarios y prescindibles. Se han realizado consultas al personal implicado en los procedimientos, teniendo en cuenta, siempre que ha sido posible, las indicaciones y sugerencias recibidas. La aplicación de estos manuales ha mejorado la gestión y establecido un sistema documental que ha introducido a la organización en la cultura de los sistemas de gestión de calidad. Se ha observado una reducción en los tiempos de abastecimientos de los repuestos y de otros materiales usados en el mantenimiento a las zonas de operaciones, lo que ha permitido reducir el estocaje en estas zonas. También han servido para paliar, en cierta medida, los problemas derivados de la falta de formación en el manejo de los sistemas informáticos de gestión logística, debidos principalmente al alto índice de rotación en las unidades implicadas, tanto en la unidad objeto de estudio como en las destacadas en las zonas de operaciones. Para la estimación del coste de elaboración de los Manuales se han usado las tablas salariales en vigor de los grupos profesionales que han intervenido, y las horas empleadas en su desarrollo. Se han desestimado otros costes indirectos por su poca significatividad. Para la elaboración de los Manuales, la organización ha contado con los recursos necesarios (humanos, materiales, tecnológicos y financieros), por lo que el proyecto de mejora ha sido implantado.