Análisis y propuesta de mejora de la gestión documental en administración del Instituto de biología molecular y celular de plantas

Abstract

[ES] La gestión documental en cualquier organización es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos y archivísticos necesarios, desde la creación o recepción de los documentos, su conservación y en su caso destrucción. En las administraciones públicas el tratamiento de la documentación adquiere mayor importancia puesto que se presta un servicio público a la sociedad y se debe garantizar en todo momento el correcto tratamiento de los documentos. Con la implantación de un sistema de gestión documental se da un impulso a la política de calidad y mejora continua en las administraciones públicas que permite perfeccionar los métodos de información de la institución, optimizando su gestión y recuperación de la información, y, por consiguiente, convertirse en una herramienta de apoyo a todas las unidades para mejorar su funcionamiento. En nuestra Universidad no se ha llevado a cabo ningún plan de gestión integral de documentos y en cada unidad administrativa o servicio, esta tarea se viene desarrollando sin un tratamiento uniforme de la documentación, se hace de manera dispersa y heterogénea, sin un criterio común ni normas de funcionamiento establecidas. Todo esto dificulta la consulta, recuperación y por tanto el peligro de no optimizar los recursos. Se intenta proponer soluciones para corregir esta situación aprovechando la tecnología existente.