Análisis y propuesta de mejora del archivo de CISA, S.L

Abstract

[ES] Hoy en día las empresas y organizaciones tienden a generar un elevado volumen de documentos que generalmente pasado un tiempo tienden a acumularse en las oficinas sin recibir el trato necesario para su archivo y conservación. Estos documentos han ido en aumento gracias a que las nuevas tecnologías nos permiten crear e imprimir la documentación con gran facilidad. Pero en este caso, el aumento también es debido a la crisis económica que desde el 2008 sufrimos en nuestro país. Esta es así porque la empresa en la que se centra este proyecto es Cisa, S.L. Esta empresa es la encargada de realizar todas las gestiones de los inmuebles que pertenecen al Grupo Bancaja, hoy conocida como Bankia. A partir de la crisis el volumen de esta sociedad aumento considerablemente, lo que produjo un desborde del archivo y poco control de la documentación que se debía archivar. Es por ello que como propuesta de mejora en nuestro trabajo proponemos una nueva base de datos en la que pueda realizar un control de los nuevos expedientes que se generan y de la localización de estos, es decir, donde se encuentran en el archivo. Por lo tanto, el fin último de este Trabajo Final de Carrera seria dar una propuesta de mejora para cubrir una necesidad que es básica en toda empresa, realizar un buen uso del archivo para facilitar el trabajo a todos los empleados de la empresa. Con una buena organización y control del archivo agilizaría las gestiones del trabajo y no se perdería el tiempo buscando la documentación que se necesita. Para llevar a cabo este trabajo, se ha elaborado un estudio exhaustivo de la del archivo de Cisa, S.L., elaborando una memoria estructurada en 6 capítulos. El primer capítulo es una sección inicial al desarrollo del Trabajo en el que se establecen los objetivos y metas a los que pretendemos llegas y la metodología que utilizaremos para alcanzarlos. En el segundo capítulo se inicia que una breve introducción de la archivística así como del concepto de archivo. A continuación comentaremos la normativa que se debe tener en cuenta para la creación de un buen archivo, los principios que se deben seguir para la buena conservación de la documentación y por último, como tiene que ser el personal que se ocupe del archivo. En el siguiente capítulo, el tercero, se realizará un análisis a fondo del funcionamiento del archivo. En primer lugar se hará una breve descripción de la empresa donde se encuentra el archivo y luego se ira comentando paso a paso como se generan los nuevos expedientes del archivo, para finalizar el capitulo con un análisis DAFO. En el cuarto capítulo se analizan las que tiene el archivo y se realiza la propuesta de mejora, basada en una nueva basa de datos para llevar el control de los expedientes de la empresa. En el quinto capítulo, se realiza una valoración económica, es decir, un presupuesto detallado de lo conllevara la nueva base de datos propuesta en el capitulo anterior. Y el último capítulo, el sexto, está dedicado a las conclusiones donde se realizara una valoración de los objetivos alcanzados.