Análisis de la gestión documental y del archivo judicial como elementos para mejorar la eficacia, motivación y funcionamiento de la Oficina Judicial en los juzgados de primera instancia e instrucción en la Comunidad Valenciana

Abstract

[ES] En este trabajo se hace un análisis pormenorizado de los elementos estructurales que componen los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción, adentrándose en el análisis detallado de la situación actual a fin de proponer mejoras susceptibles de implementar de manera efectiva. Se analizan las deficiencias de funcionamiento y las necesidades estructurales, culturales y organizativas existentes a fin de aportar ideas para optimizar el funcionamiento eficiente del servicio público fundamental que realizan los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción. El trabajo está elaborado sobre una Memoria estructurada en 6 capítulos que pretenden abarcar todo el Sistema de Gestión Documental sobre el que se fundamenta el funcionamiento de estas oficinas judiciales. El primer capítulo establece los propósitos y objetivos que pretenden alcanzarse, se describe la unidad objeto de estudio y la metodología que se utilizará para el desarrollo del Prácticum. El segundo capítulo delimita el marco legal que sirve de referencia para la organización y funcionamiento de los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción. Se describe el proceso evolutivo desde su creación, mostrando los hitos políticos que han determinado su actual situación y perspectivas de futuro. En el tercer capítulo se analizan la gestión del procedimiento, sus garantías, los documentos y el Sistema Informático de Gestión utilizados en el desarrollo del expediente judicial. Haciéndose una breve alusión a los medios personales y las deficiencias existentes respecto a su gestión. En el Capítulo IV se abordan los principales elementos estructurales que conforman el Sistema de Gestión Documental: los órganos responsables, el expediente y el sistema de archivos judiciales. Por último, se determina la necesidad de regularizar trasferencias, implantar un manual de archivos de gestión y como todas estas dificultades producen desmotivación en el personal de los Juzgados. El elemento fundamental de este capítulo lo constituyen las necesidades de implantación de Tecnologías de Información y Comunicación para interoperar con los ciudadanos y profesionales, así como, la ineludible y urgente necesidad de implantar definitivamente el expediente electrónico judicial. El Capítulo V abandona el análisis crítico del Sistema de Gestión implantado y se recrea en la proposición de pequeñas mejoras a implantar en los diferentes elementos estructurales estudiados. Se propone una mejora urgente para evitar la repetición del problema histórico y cíclico que se produce en los Juzgados de Primera Instancia e Instrucción: el colapso de funcionamiento producido por la aglomeración excesiva e incontrolable de la producción documental. Problemática que históricamente se ha acabado solucionando con expurgos masivos e incontrolados que han eliminado gran parte del patrimonio histórico producido. Se realiza una valoración económica exhaustiva de las mejoras propuestas, desarrollando los elementos presupuestarios esenciales y la documentación necesaria para la licitación de las mejoras propuestas1. En el último capítulo dedicado a las conclusiones se hace una interpretación final de lo que ha supuesto el trabajo y cuáles han sido las ideas fundamentales generadas. Además de los 6 capítulos en que está estructurado el trabajo, se incorpora la Bibliografía consultada, Planos, Pliegos y los Anexos a la Memoria, donde se detallan elementos esenciales para interpretar las ideas y conclusiones desarrolladas a lo largo del trabajo.