Implementación de la factura electrónica mediante flujos de trabajo en el ERP Microsoft Dynamics NAV

Abstract

[ES] A día de hoy, tanto las PYMES como las grandes empresas, utilizan las nuevas tecnologías para mejorar y modernizar su organización dentro de la gestión de la empresa. sus organizaciones. Conforme pasa el tiempo, las empresas van mejorando y van teniendo en consideración el factor ecológico. Una de esas medidas para colaborar con el medio ambiente son las facturas electrónicas por su impacto en la reducción del papel. El uso de facturas electrónicas está siendo obligatorio para ciertas empresas o administraciones, no solamente por su factor ecológico, sino por los beneficios que conlleva la mejor gestión de la información asociada, evitando en muchos casos sobrecostes. Los ERP (Enterprise Resource Planning) son utilizados por las empresas para gestionar la información empresarial, y los encargados en concreto de gestionar las facturas de las empresas. En este Trabajo de Fin de Grado, se implementa la Factura Electrónica española en un ERP de excelencia para PYMES como Microsoft Dynamics NAV. Además, se utilizan flujos de trabajo, los cuales es necesario programarlos y diseñarlos, con el objetivo de que cuando un empleado suba una factura electrónica en el ERP en formato XML, le llegue un correo y/o una notificación al responsable o responsables del departamento para aprobar, rechazar o delegar la solitud. En caso de que la solicitud sea aprobada, se crea la factura de compra que habrá leído los datos en el archivo XML y también autocompletada gracias a la información almacenada en Microsoft Dynamics NAV

[CA] Actualment, tant les PIMES com les grans empreses, utilitzen les noves tecnologies per millorar i modernitzar l’organització dins de la gestió d’una empresa. Hui en dia, el factor ecològic és un punt molt important, el qual comporta un seguit de mesures per tal de millorar el nostre medi ambient i tenir cura d’ell. Una d’aquestes mesures és la factura electrònica, gràcies al seu impacte en la reducció del paper. L'ús de factures electròniques està sent obligatori per a certes empreses o administracions, no sols pel seu factor ecològic, sinó pels beneficis que comporta la millor gestió de la informació associada, evitant en molts casos sobrecostos. Els ERP (Enterprise Resource Planning) són utilitzats per les empreses per gestionar la informació empresarial, i els encarregats en concret de gestionar les factures de les empreses. En aquest Treball de Fi de Grau, s'implementa la Factura Electrònica espanyola en un ERP d'excel·lència per a PIMES com Microsoft Dynamics NAV. A més, s'utilitzen fluxos de treball, els quals es necessari programar-los i dissenyar-los amb l'objectiu que quan un empleat puge una factura electrònica en l'ERP en format XML, li arribe un correu i/o una notificació al responsable o responsables del departament per tal d’aprovar, rebutjar o delegar la solitud. En el cas que la sol·licitud siga aprovada, es crea la factura de compra que haurà llegit les dades a l'arxiu XML i també autocompletada gràcies a la informació emmagatzemada en Microsoft Dynamics NAV.

[EN] Nowadays, SMEs and big enterprises/companies use new technologies to improve and modernize the organization within the company. As time goes, companies are improving and taking into consideration the ecological factor throughout the adoption of different measures. One of these measures is the electronic invoice due to its impact on paper reduction. The use of electronic invoices is required for certain companies or administrations, not only for its ecological factor, also for the profits associated with better management of the associated information, avoiding in many cases extra costs. ERP (Enterprise Resource Planning) is used by companies to manage business information, and employees in managing business invoices. In this Final Degree, the Spanish Electronic Invoice is implemented in an ERP of excellence for SMEs such as Microsoft Dynamics NAV. In addition, we use workflows that we will have to program and design it with the objective of when an employee uploads an electronic invoice in the XML format, an email and/or a notification to the person or people in charge of the department to approve, reject or delegate the solitude. In case of the request is approved, the purchase invoice will be created and it will have read the data in the XML file and also autocompleted due to the information stored in Microsoft Dynamics NAV.