Desarrollo de una aplicación de gestión documental

Abstract

[ES] El mundo de hoy en día es un mundo plenamente informatizado, con océanos de datos siendo manejados a diario desde la comodidad de nuestros puestos de trabajo. Un gran numero de empresas hacen uso o basan su trabajo en dicha información, dependiendo algunas de ellas plenamente de ella para poder llevar a cabo su propósito. Pero de nada sirven las grandes capacidades de almacenamiento y la comodidad del uso de nuevas tecnologías si no están sujetos a un orden y un control. La empresa objetivo es un prestigioso despacho de abogados que maneja miles de procedimientos legales y ofrece asesoramiento jurídico a sus clientes, contando con un gran equipo multidisciplinar, pero actualmente se enfrenta al problema anteriormente citado: no existen un control ni una correcta gestión de la información, y esta es susceptible de perderse. Al contar con un amplio equipo de trabajo, y no llevar un correcto control de la información manejada (ya que cada trabajador/a organiza sus propios directorios de trabajo, y a su modo), quedan expuestos a pérdidas de documentación que pueden llegar a traducirse en pérdidas económicas, esto sumado a que la gestión de documentación por parte de un administrador se torna imposible. El trabajo a desarrollar consistirá en la implementación de una aplicación de gestión documental que facilite y agilice el flujo de trabajo realizado por la empresa, suprimiendo la posibilidad de pérdida de información, organizándola, y otorgando un control absoluto de las acciones realizadas sobre esta. El usuario dispondrá de toda la documentación contenida en sus directorios de trabajo desde una única vista, sin la necesidad de iterar entre carpetas con el fin de encontrar cierto documento. Así mismo, dicha documentación quedará organizada de forma que sea fácilmente accesible y pueda ser indexada para facilitar la búsqueda de un cierto procedimiento, cliente o documento en concreto. Desde esta área de trabajo el usuario podrá también visualizar la documentación referente a un procedimiento o cliente, así como añadir archivos, descargarlos y actualizarlos, quedando un registro de toda acción realizada sobre la información contenida. El administrador por otra parte tendrá acceso al total de la documentación manejada por todos los usuarios, acceso al registro de actividad general y, en el caso de que algo no esperado sucediera, acceso a la recuperación de información que haya sido eliminada. El registro de actividad general será enviado diariamente por email al administrador, de manera que pueda llevarse un correcto seguimiento del trabajo realizado. La aplicación se desarrollará empleando el framework Laravel, el lenguaje de programación PHP y XAMPP para la gestión de bases de datos MySQL

[EN] Today's world is a fully computerized world, with oceans of data being handled daily from the comfort of our workstations. A large number of companies make use or base their work on such information, some of them fully depending on it to carry out their purpose. But large storage capacities and the convenience of using new technologies are useless if they are not subject to order and control. The target company is a prestigious law firm that handles thousands of legal procedures and offers legal advice to its clients with a large multidisciplinary team, but is currently facing the aforementioned problem: there is no control or correct information management, and this is susceptible to being lost. By having a large work team, and not keeping a correct control of the information (since each worker organizes their own directories, and in their own way), they are exposed to loss of documentation that can translate into economic losses, this added to the fact that the management of documentation by an administrator becomes impossible. The work to be carried out will consist of the implementation of a document management application that facilitates and streamlines the workflow carried out by the company, eliminating the possibility of information loss, organizing it, and granting absolute control of the actions carried out on it. The user will have all the documentation contained in their working directories from a single view, without the need to iterate between folders in order to find a certain document. Likewise, said documentation will be organized in such a way that it is easily accessible and can be indexed to facilitate the search for a certain procedure, client, or specific document. From this work area, the user will also be able to view the documentation regarding a procedure or client, as well as add files, download, and update them, leaving a record of all actions carried out on the information contained. The administrator, on the other hand, will have access to all the documentation handled by all users, access to the general activity record and, if something unexpected happens, access to the recovery of information that has been deleted. The general activity log will be sent daily by email to the administrator, so that a correct follow-up of the work carried out can be carried out. The application will be developed using the Laravel framework, the PHP programming language and XAMPP for managing MySQL databases.