El onboarding de empleados. Análisis del caso de Jeff y propuestas de mejora

Abstract

[ES] En un momento en el que las compañías se encuentran en “guerra de talento” por conseguir, como su nombre indica, retener al mejor talento en su plantilla y en el que, por consiguiente, la tasa de rotación se ha disparado drásticamente, presentar un programa de incorporación de nuevos empleados robusto, cuidado y atractivo se ha convertido en un requisito fundamental para el crecimiento y sostenibilidad empresarial. Históricamente, este proceso, referido como orientación o inducción de empleados, ha sido considerado como un mero trámite burocrático, de uno o dos días de duración, con el que dotar al empleado de la información básica sobre la empresa y su puesto para poder empezar a funcionar. Actualmente, los empleadores y profesionales de Recursos Humanos han visto la necesidad de convertir esta etapa, ahora denominada onboarding, en una experiencia memorable para el empleado con la que, si es desarrollada con éxito, es posible obtener grandes beneficios. Una aceleración e incremento en la productividad del empleado, una mayor retención, un incremento de la satisfacción laboral, la motivación y el compromiso son algunos de los factores que demuestran el impacto de un onboarding efectivo en la relación empleado-empleador. Empezando en el momento en el que un empleado firma la oferta de trabajo, el proceso de onboarding se puede extender hasta un año tras su incorporación, según recomiendan los expertos. Este periodo engloba diferentes etapas según el punto en el que se encuentre el recién contratado que se desarrollarán a lo largo de este trabajo, junto con las buenas prácticas llevadas a cabo por profesionales y referentes en la materia. También se tratará el onboarding digital, tan normalizado en los tiempos que corren, especialmente debido al gran avance tecnológico experimentado por las empresas e impulsado por la pandemia mundial que acabamos de atravesar. Se presentarán los beneficios de este tipo de onboarding, así como de las amenazas frente al tradicional. Del mismo modo, se mostrará de qué forma las empresas pueden acoger exitosamente, en este nuevo salto generacional, a la Generación Z, acorde a sus necesidades e intereses marcados por ser la primera generación nativa digital. Para aterrizar estos conceptos y conocer la realidad aplicada por una empresa actual, se continuará con el análisis y las posteriores propuestas de mejora del proceso de onboarding de empleados implementado por la startup española Jeff. Se empezará poniendo en contexto la empresa para conocer su actividad, sus características y su cultura, para proseguir con el plan de acción que se aplicará. El estudio de Jeff comenzará con el análisis y descripción del programa de onboarding actualmente implementado por la empresa, mediante el cual se identificarán sus puntos fuertes, así como las oportunidades de mejora, para finalizar proponiendo medidas, acciones o iniciativas que podrían mejorar ese proceso. Para esto último, servirán de inspiración algunos casos de éxito y tendencias actuales en esta etapa de integración de nuevos empleados en empresas referentes.

[EN] At a time when companies are in a "talent war" to retain, as the name suggests, the best talent in their workforce and where, consequently, the turnover rate has skyrocketed dramatically, presenting a robust, caring and attractive onboarding program for new employees has become a fundamental requirement for business growth and sustainability.

Historically, this process, referred to as employee orientation or induction, has been viewed as a mere bureaucratic, one- or two-day process to provide employees with basic information about the company and their position in order to hit the ground running. Nowadays, employers and HR professionals have seen the need to turn this stage, now called onboarding, into a memorable experience for the employee, which, if successfully carried out, can bring great benefits. Accelerated and increased employee productivity, higher retention, increased job satisfaction, motivation and engagement are some of the factors that demonstrate the impact of effective onboarding on the employee-employer relationship.

Starting from the moment an employee signs the job offer, the onboarding process can extend up to one year after joining, experts recommend. This period encompasses different stages depending on the point at which the new hire is at, which will be developed throughout this paper, along with good practices carried out by professionals and referents in the field.

We will also deal with digital onboarding, so normalized in these times, especially due to the great technological progress suffered by companies and driven by the global pandemic that we have just gone through. We will present the benefits of this type of onboarding, as well as the threats compared to traditional onboarding. Likewise, we will discover how companies can successfully welcome, in this new generational leap, Generation Z, according to their needs and interests marked by being the first digital native generation.

To ground these concepts and learn about the reality applied by a current company, we will continue with the analysis and subsequent improvement proposals of the employee onboarding process implemented by the Spanish startup Jeff. We will start by putting the company in context to learn about its activity, its characteristics and its culture, to continue with the action plan that we will apply. The action plan will start with the analysis and description of the onboarding program currently implemented by the company, through which we will identify its strengths as well as opportunities for improvement, to conclude by proposing measures, actions or initiatives that could improve this process. For the latter, we will be inspired by success stories and current trends in this stage of integration of new employees in benchmark companies.