Diseño de una nueva aplicación de gestión de Peticiones de Servicio desarrollada en Microsoft PowerApps para reemplazar a la actual basada en Microsoft Access para el departamento de Ingeniería de Planta en Ford Valencia

Abstract

[ES] En el departamento de Ingeniería de Planta en Ford Valencia se gestionan peticiones de servicios y de materiales a diario. Desde hace muchos años, se utiliza un programa desarrollado en Access llamado GESMAT (Gestión de materiales) para la petición de materiales, pero al ser antiguo tiene limitaciones a la hora de intentar implementar mejoras, además de tener secciones que ya están obsoletas. Después de realizar la petición de servicio en GESMAT comienza un proceso de gestión por parte de los analistas de la planta para contactar con los proveedores y hacer la petición mediante correos enviados manualmente. Al recibir respuesta de los proveedores, hay que rellenar los datos recibidos en GESMAT, en otra app online llamada Ariba y llevar la cuenta en un Excel personal del dinero utilizado y restante. Después, son necesarios documentos que verifiquen que la petición ha sido llevada a cabo correctamente (RTC o albarán) y una factura. Cuando se aprueba el pago, el proceso se completa finalmente. Este proceso no es todo lo eficiente que podría ser. Por eso surgió la idea de desarrollar una nueva aplicación con herramientas más potentes y nuevas funcionalidades para simplificar el proceso y acortar los tiempos del proceso de petición de servicio, así como el tiempo destinado por los analistas a gestionar dichas peticiones. Para este proyecto se desarrollará una aplicación en Microsoft PowerApps, donde se pueden crear formularios personalizados para que los trabajadores hagan sus peticiones y se pueden gestionar, y se automatizarán los procesos de aprobación e intercambio de correos con proveedores mediante Microsoft PowerAutomate, donde se pueden crear flujos de trabajo que se ejecuten automáticamente cuando ocurran ciertos desencadenantes. Para almacenar todos los datos de las peticiones y de los proveedores, se utilizarán listas de Microsoft Sharepoint y ahí mismo se almacenarán los documentos digitalizados (RTC, albaranes y facturas). Finalmente, se utilizará Qlik Sense para mostrar estadísticas del estado de las peticiones, para encontrar cuellos de botella en el proceso y poder solucionar los problemas que surjan, y estadísticas de los fondos monetarios, para llevar la cuenta del dinero gastado y disponible en cada centro de costes.

[EN] The Plant Engineering department at Ford Valencia manages requests for services and materials on a daily basis. For many years a program developed in Access called GESMAT (Materials Management), has been used to request materials. But since it is old it has limitations when it comes to trying to implement improvements, in addition to having sections that are already obsolete. After making the service request in GESMAT, a management process begins by the plant analysts to contact the suppliers and make the request through emails sent manually. Upon receiving a response from the suppliers, they must fill in the data received in GESMAT, in another online app called Ariba and keep track of the expenses (both the money spent and remaining) in a personal Excel. Later, several documents that verify that the request has been carried out correctly (RTC-review of completed work- or delivery note) and an invoice are necessary. When the payment is approved, the process is finally completed. This process is not as efficient as it could be, which is why the idea of developing a new application with more powerful tools and new functionalities arose, to simplify the process and shorten the times of the service request process, as well as the time spent by the analysts to manage such requests. To this end, for this project, an application will be developed in Microsoft PowerApps, where custom forms can be created for workers to make their requests and can be managed there, as well as the approval processes and email exchange with suppliers will be automated using Microsoft PowerAutomate, where workflows that run automatically when certain triggers occur can be created. Microsoft Sharepoint lists will be used to store all the data of the requests and suppliers and the digitalized documents (RTC, delivery notes and invoices) will be stored right there. Finally, Qlik Sense will be used to show statistics of the requests¿ status, to find bottlenecks in the process and to be able to address those issues, and statistics on monetary funds, to keep track of the money spent and available in each cost center.