Cost-efficient travel management: application to a spin-off company

Abstract

[ES] En la industria de la fotónica, que se caracteriza por asociaciones internacionales, el movimiento frecuente para diversos negocios es un componente vital. Sin embargo, es difícil controlar los gastos de viaje y mantener bajos los costos. El objetivo del estudio es identificar y sugerir políticas y directrices de viaje rentables en una empresa spin-off especializada en fotónica. El estudio comienza con una revisión de la literatura sobre gestión de viajes, reducción de costes y necesidades de las empresas fotónicas. Se revisarán las prácticas de gestión de viajes existentes en la empresa seleccionada y se realizará una comparación con los sistemas de gestión de viajes de la empresa principal, ya que la empresa elegida fue adquirida por la gran corporación. El estudio analizará los datos anteriores y destacará algunas fuentes potenciales de reducción de costos y mejoras administrativas. Además, evaluará los procedimientos de viaje de la empresa, el reporte de gastos, así como si los empleados cumplen con los procedimientos establecidos. La tesis explorará cómo la formación y sensibilización de los empleados sobre las iniciativas de la empresa en este ámbito pueden conducir al cumplimiento de medidas de reducción de costes. La investigación pretende producir soluciones prácticas, económicas, cultural y socialmente aceptables para la gestión de viajes. Durante la tesis, se utiliza la metodología de estudio de casos con investigación-acción para identificar problemas y ofrecer soluciones en el contexto de la vida real. Los resultados esperados del estudio serán recomendaciones e instrucciones personalizadas sobre cómo la empresa puede mejorar su política de gestión de viajes.

[EN] The purpose of this master thesis is, therefore, to identify and suggest cost-efficient travel policies and guidelines for spin-off companies specialised in Photonics. During the study, the author worked as an administrative and travel management person in the spin-off company. In the photonics industry, which is characterised by international partnerships, frequently moving for various businesses is vital. However, controlling travel expenses and keeping costs down is not easy. The study starts with a literature review of travelling management, cost reduction, and the needs of photonic firms. The thesis then looks further at a selected company's existing travel management practices, looking into the past and highlighting some potential sources needed for improved solutions. Comparison to the major firm's travel management systems, as the giant corporation acquired the chosen company, and what improvements can be made. In addition, it evaluates the company's travel procedures, expense reporting, and whether employees comply with the set rules. The thesis will explore how employee training and awareness initiatives can lead to compliance with cost-cutting measures. The research intends to produce practical, economically, culturally, and socially acceptable solutions for travel management. During the thesis, case study methodology is used with action research to identify problems and offer solutions in a real-life context. One of the expected outcomes of the study will be custom-made recommendations and instructions on how the company can improve its travel management policy.