Diseño de una guía básica para la organización de un congreso: fase precongreso

Abstract

El objetivo principal de este trabajo de investigación es establecer a modo de guía, una serie de pautas orientativas sobre aquellos puntos que debemos tener en cuenta a la hora de organizar un congreso para que éste resulte todo un éxito. El instrumento empleado para la recogida de la información, es la entrevista con preguntas abiertas diseñadas a partir de la información recopilada en la fase de documentación. Gracias a la realización de entrevistas a profesionales del sector turístico, podremos conocer con mayor detalle la operativa a seguir en la organización de un congreso y establecer así, nuestra guía de ayuda básica. Para ello definiremos en primer lugar, algunos conceptos básicos que debemos conocer. A continuación, describiremos cada una de las Secretarías que tiene un congreso y las labores correspondientes a cada una de ellas. En tercer lugar, estableceremos un cronograma sobre las etapas por las que atraviesa el desarrollo de un congreso: fase precongreso, congreso y postcongreso, explicando brevemente en qué consiste cada una de ellas. Una vez realizada esta pequeña introducción, nos centraremos en la etapa objeto de estudio en este proyecto, la fase precongreso, clave para el éxito del evento. El último punto del trabajo, son las conclusiones obtenidas tras la realización del presente proyecto. Resultados previstos: Elaboración de una guía básica de consulta detallando cada uno de los pasos a seguir en la fase precongreso

The main objective of this research is to establish as a guideline, some points to take into account in order to organize a successful conference. The instrument used to collect the information is the interview with open questions designed from the information compiled in the documentation phase. By the interviews to the professionals in the tourist sector, we can gain insight into the operations to be followed to organize a conference and to establish this basic supporting guide. First of all, we will define some basic concepts that should be known. After, we will describe each of the different technical secretariats that a conference would have to have and the different tasks developed in each one of them. Third, we will establish a timing for the process of the organization of a conference: pre-conference, conference and postconference, explaining briefly what each one of them is. After this short introduction, we will focus on the object of this project, the pre-congress step, which definitely is one of the keys for the success of any event. The last part, are the conclusions drawn after the completion of this project. Expected results: Design of a basic supporting guide (road map) that would detail each of the steps in the pre-congress phase