Análisis de la situación actual y plan de mejora del archivo de gestión del Servicio de Fiestas y Cultura Popular del Ayuntamiento de Valencia

Abstract

[ES] Gestionar y controlar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones. La información se considera un recurso organizacional imprescindible y estratégico para la toma de decisiones, alcance de objetivos y logros, y para la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente y competitivo. La importancia de la gestión de la información y documentación para un correcto funcionamiento de los distintos organismos, es inmensa; aumentando su trascendencia en las Administraciones Públicas, caracterizadas por su cada vez mayor intervención en aspectos de la vida colectiva de la sociedad para la que trabaja. Ya que mediante los documentos las Administraciones se relacionan con su entorno, resulta de vital importancia una óptima gestión documental para el cumplimiento de sus objetivos y fines. Una buena gestión documental tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información. El cumplimiento de principios archivísticos y de modelos estandarizados en la gestión de los documentos generados por cualquier tipo de entidad, asegura y ofrece la administración y gestión de calidad de la información que en última instancia se obtienen de los documentos archivados. Sólo de esta forma se podrá brindar un servicio eficiente y eficaz a la hora de difundir la información y de buscar y recuperar la misma. Los Archivos Municipales se componen del conjunto de documentos generados y recibidos por las diversas dependencias de la administración pública municipal en el ejercicio diario de sus competencias, que se concentran, conservan y custodian por la propia entidad local. El archivo representa la concentración de los testimonios de la acción cotidiana política y administrativa del gobierno municipal. La buena gestión de los archivos municipales es una función muy importante que debe ser tomada en cuenta por las autoridades municipales, ya que a través de ellos se podrá: - Concentrar ordenadamente la información generada y recibida por las diversas dependencias de la administración pública municipal. - Clasificar y conservar los expedientes. - Conocer el contenido de la información, cantidades, fechas y su localización. - Evitar un crecimiento irracional de la información documental de la administración pública municipal. - Avalar legalmente la gestión gubernamental del Ayuntamiento ante otras autoridades. - Facilitar la consulta del material del archivo, sirviendo los documentos a la propia institución, a los ciudadanos y al mundo de la investigación y la cultura. Sin embargo, es por todos conocidos la falta de medios adecuados para una correcta gestión documental de la cual carecen las Administraciones Públicas Españolas. Como funcionaria de una Administración Pública Local, más concretamente del Ayuntamiento de Valencia, donde mi herramienta de trabajo es la documentación administrativa, diariamente puedo observar que no existe ningún tipo de coordinación ni criterios a seguir para el tratamiento y gestión de los documentos que diariamente se generan, reciben, envían y entran a formar parte de los expedientes administrativos. Carecemos de una normativa estandarizada para el correcto tratamiento de los documentos que van a integrar los archivos de gestión, y tampoco existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se incorpora a una carpeta se considera como tal aunque así no sea. Por otra parte, los documentos que se aportan a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por tanto en la rendición de cuentas y en la transparencia de la gestión. En toda mi carrera profesional como funcionaria no he recibido de la Corporación Local a la que pertenezco ningún tipo de directriz para el tratamiento de los documentos y de los archivos que tengo a mi alcance (de gestión o de oficina). Las Corporaciones Locales como entes públicos con una acción administrativa más cercana y activa hacia al ciudadano, deben situar al archivo municipal en un plano de vital importancia para garantizar los derechos de los ciudadanos en cuanto al acceso a la documentación y a la información se refiere y, por otro lado, como salvaguardas de la entidad histórica y cultural del municipio en cuestión. Un archivo Municipal debe funcionar como un servicio público de carácter administrativo, especializado en la gestión y el tratamiento de la documentación, y en su custodia y su divulgación. La adecuada gestión de los documentos exige la implantación de técnicas de gestión documental que permitan un uso racional de los documentos, asegure su adecuada conservación, y prevea, en síntesis, la aplicación de las medidas necesarias para la conservación de los documentos que tienen un valor intrínseco que les haga merecedores de ser conservados y la destrucción de aquellos documentos innecesarios y carentes de aquellos valores. La Constitución Española reconoce el derecho a la información, como un derecho fundamental, y prevé un desarrollo normativo sobre el acceso de los ciudadanos a los archivos. A partir de este mandato, el Estado ha regulado tanto el acceso como otros aspectos de los archivos, principalmente, por medio de secciones específicas dentro de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. Las distintas entidades autonómicas y locales, por su parte, han ido construyendo su propio ordenamiento en relación a los archivos, asumiendo que esta materia debía ser regulada de forma específica en sus ámbitos competenciales. Así, la Comunidad Valenciana se atribuye el control exclusivo de los archivos que no sean de titularidad estatal, la posibilidad de crear sistemas específicos y de gestionar sus propios archivos, tal y como queda reflejado en nuestro Estatuto de Autonomía de la Comunidad Valenciana, dónde se establece la potestad legislativa en materia de archivos, por constituir éstos materia de su competencia exclusiva. De esta forma se dotó de su propia ley, la ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano, y posteriormente desarrollo la esperada ley por el mundo archivístico, Ley 3/2005, de 15 de junio, de Archivos de la Comunidad Valenciana, norma donde se establece la importancia que tienen los archivos valencianos, no sólo como un servicio imprescindible para el funcionamiento, eficacia y gestión de todas las organizaciones, especialmente de las administraciones públicas, sino como garantía de conservación del patrimonio documental valenciano y, por último, para preservar el derecho de acceso de las personas a los archivos, y cuya aplicabilidad atañe a los centros que conforman el Sistema Archivístico Valenciano.