Creación, diseño y organización de los archivos del Servicio de Infraestructuras Judiciales de la GVA

Abstract

[ES] En el Servicio de Infraestructuras Judiciales1 (SIJ) se está realizando una reestructuración de funciones y personal con la finalidad de alcanzar una mayor eficacia, eficiencia y coordinación de las actuaciones administrativas. Es necesario acometer una serie de actuaciones que redundarán en la mejor gestión del servicio, entre las que destaca implantar una nueva gestión documental que facilite el acceso a la documentación y el trabajo en equipo. Tenemos interés en la realización de este trabajo por la labor que estamos desarrollando en el Servicio de Coordinación de Infraestructuras Judiciales (SCIJ) que nos permite conocer tanto los aciertos como las deficiencias que en él existen, al igual que la estructura de la organización, lo que nos ayudará a realizar un análisis en profundidad y proponer mejoras a las carencias detectadas. Las competencias del SIJ se separaron en dos unidades distintas: 1.- Servicio de Coordinación de Infraestructuras Judiciales que se encargará de los proyectos de adecuación para sedes judiciales en locales de alquiler y reformas en las sedes propiedad de la Generalitat Valenciana (GVA). 2.- Servicio de Dirección de Infraestructuras Judiciales (SDIJ) encargado de los proyectos de las sedes judiciales de nueva planta. La información se va a estructurar en dos espacios de almacenamiento independientes atendiendo a esta separación de competencias, una para cada unidad, con los nombres de Servicio de Infraestructuras Dirección y Servicio de Infraestructuras Coordinación. A partir de aquí el trabajo va a consistir principalmente en el diseño de la estructura de directorios dependientes de la Unidad de Coordinación de Infraestructuras (SCIJ). El Consell aprobó el pasado 5 de febrero el Plan de Innovación y Modernización de la Administración Pública 2010-10132, que está fundamentalmente dirigido a innovar y transformar nuestra administración. El Plan establece tres principales objetivos estratégicos: adaptar la administración a los nuevos retos y necesidades de la sociedad, modernizarla impulsando una nueva cultura organizativa y conseguir la mejora continua de la calidad de los servicios que la Generalitat presta a los ciudadanos. Pretendemos que la estructuración que iniciamos con el diseño de este archivo vaya encaminada al cumplimiento de ese segundo objetivo de conseguir una nueva cultura organizativa y sea el comienzo para el análisis y racionalización de otras áreas del departamento. Para realizar este trabajo, primero realizaremos una introducción en la que explicaremos el contexto en el que se va a intervenir, el SCIJ y la materia que vamos a tratar, el Archivo y la documentación. Seguidamente explicaremos el nuevo diseño del archivo digital del SCIJ estableciendo dos fases. La primera fase consistirá en la creación propiamente dicha del nuevo sistema de organizar el archivo de SCIJ en formato digital centrándonos en los documentos de dibujo. Estudiaremos el tipo de documentación que vamos a generar y que podemos recibir, cómo se va a estructurar los directorios y subdirectorios, los archivos obligatorios y la nomenclatura que vamos a utilizar para todo ello. En la segunda fase plantearemos las mejoras que se pueden realizar en un futuro en este archivo y también en el archivo físico situado en la Ciudad de la Justicia de Valencia (CJV). La principal mejora propuesta para el archivo digital es su sustitución por un sistema de gestión documental basado en estándares abiertos. Por último, trataremos la viabilidad y un presupuesto orientativo del proyecto de creación y de las mejoras propuestas. Inicialmente los archivos en formato digital no se encuentran en un servidor sino que se crean, modifican y almacenan en el ordenador de cada miembro del servicio. La consulta de un archivo por un miembro distinto al que lo ha creado se realiza a través de la red con los permisos pertinentes accediendo a la unidad local del propietario del documento. Las modificaciones realizadas por otras personas distintas a las de su propietario se hacen creando una copia del documento. Entre las deficiencias a subsanar encontramos que la documentación está a veces duplicada consumiendo recursos inútilmente. Es más difícil localizarla ya que cada miembro utiliza una nomenclatura distinta para nombrar los archivos y no es sencillo controlar cuál es la última versión del documento. Con los archivos de dibujo nos encontramos con un problema en relación al formato con el que se generan que impide su visualización por todas las personas interesadas. Generalmente, estos archivos son creados por un programa de dibujo (AutoCAD) que solamente está instalado en dos de los ordenadores y cuyo manejo es más complicado que el de otros programas de oficina utilizados por todos los usuarios. El objetivo que buscamos es proponer mejoras en el archivo físico de la Ciudad de la Justicia de Valencia así como crear un nuevo sistema que nos permita organizar la documentación digital haciendo uso de tecnologías informáticas las cuáles nos van a permitir dos cosas: 1.- Facilitar la gestión documental. Organizar los documentos, pasar el archivo físico a digital escaneando los documentos y no generar más documentación en papel. 2.- Facilitar el trabajo en equipo. Permitiendo la accesibilidad a los documentos de todos los miembros autorizados para su consulta y modificación, según proceda. Por otro lado establecer los flujos de trabajo que nos permitan una mayor eficiencia y rentabilidad en la gestión de los procesos