La implantación de un sistema workflow para la mejora en la gestión de compras del Grupo Anecoop

Abstract

[ES] El presente Trabajo Final de Carrera habla de cómo incorporar y por qué es necesario un sistema Workflow en la organización de la empresa, en este caso concreto, se aborda el tema de la implantación para la gestión de compras del Grupo Anecoop. Para desarrollar el tema a tratar, los primeros puntos del trabajo tienen la función de introducirnos en el contexto en el que se encuentra la propuesta de mejora, por un lado se explican los Sistemas de Información del que forma parte el sistema Workflow, los sistemas de información, consisten principalmente en facilitar las actividades administrativas y de gestión de la información, de ahí la importancia de la información, la cual es igual de relevante que los recursos financieros. Una organización ordenada es una organización eficiente. Por otro lado se da a conocer la historia de la empresa y el sector en el que opera, así se habla de la Economía Social y a su vez del cooperativismo agrario, para enmarcar la cooperativa de segundo grado, Anecoop. La propuesta de incorporar el sistema workflow trata de mejorar la gestión de compras en el Grupo Anecoop, en concreto la compra de suministros, desde material de oficina, hasta el transporte, automatizando los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos y la información viajan de un participante a otro, según unos procedimientos previamente definidos. Por tanto los beneficios esperados son muchos, al abarcar todas las áreas de la empresa, desde el abastecimiento, desde donde se pretende reducir los costes agilizando los flujos de trabajo, y así reducir el tiempo empleado por un trabajador para llevar a cabo determinadas tareas. La tecnología workflow se basa en la idea de que algunas cosas son realizadas más efectivamente por los ordenadores que por las personas, no trata de dejar a las personas en segundo plano, sino al contrario, le da las herramientas básicas de búsqueda de documentación, recordar fechas de vencimientos y entregas, para que los trabajadores tomen las decisiones correspondientes, innoven e identifiquen hechos inesperados. A modo de conclusión, se puede decir que los sistemas workflow tendrán tanto impacto en la informática, como lo tuvieron las bases de datos hace 20 años. Así pues, se pasará de dependencia de datos, a dependencia de flujo de datos e información.

[EN] This Final Project talks about how and why it is necessary to incorporate a system Workflow in the organization of the company, in this case, it addresses the issue of implementation for managing Anecoop Group purchasing. To develop the topic, the first points of the work have the function of introducing the context in which the proposal is to improve, on the one hand explains Information Systems which includes the Workflow system, systems information, consist mainly of providing the administrative and information management, hence the importance of information , which is as relevant as financial resources. An orderly organization is an efficient organization. On the other hand is given to know the history of the company and the sector in which it operates, and speaks of the social economy and in turn the agricultural cooperatives, to frame the second degree cooperative, Anecoop. The proposal to incorporate the workflow system is to improve the management of the Group Anecoop shopping, namely purchase supplies from office supplies, to transportation, automating work processes and the control of the different steps during which documents and information travel from one participant to another, according to previously defined procedures. Thus the expected benefits are many, to cover all areas of the business, from sourcing, where it seeks to reduce costs by streamlining workflows , and reduce the time spent by a worker to carry out certain tasks . Workflow technology is based on the idea that some things are done more effectively by computers than people , not about leaving people in the background, but on the contrary , gives you the basic tools documentation search , remember due dates and deliveries, for workers to take appropriate decisions , innovate and identify unexpected events . In conclusion, we can say that workflow systems will have much impact on the computer, as the databases had 20 years ago. Thus, it will dependency data, dependency information and data flow.