Gestión de la documentación de la Sociedad de proyectos temáticos de la Comunidad Valenciana, sociedad anónima unipersonal

Abstract

[ES] Hoy en día las empresas y organizaciones tienden a generar una masa de documentos elevada que generalmente pasado un tiempo suelen acumularse innecesariamente en las oficinas. Estos documentos se han visto en aumento gracias a la facilidad que hoy en día tenemos para crear e imprimir los documentos gracias a las nuevas tecnologías. Toda esta documentación que va aumentando crecientemente, una vez pasada su vigencia administrativa, no es necesario que se conserve durante más tiempo. En el caso de las Administraciones Públicas no es diferente, llevando consigo la gran importancia que llevan adheridas las mismas. La documentación que generan las Administraciones Públicas es el patrimonio documental de la historia de nuestra Comunidad Valenciana, de ahí la gran importancia que llevan consigo las Administraciones, Consellerias y empresas públicas en lograr una gestión de sus documentos más eficaz. Además no solo hay que recalcar una mejora en la gestión documental de las empresas públicas sino también el llevar a cabo una mejora en los archivos de documentos para que estén bien organizados y sean más accesibles. Es por ello que una vez pasada la vigencia administrativa de los documentos estos deben ser valorados para llegar a la conclusión de si deben ser conservados o por el contrario eliminados. Partiendo de la normativa que regula la Archivística en las Administraciones Públicas de la Comunidad Valenciana hemos concretado unas mejoras para la gestión documental de la empresa Sociedad de Proyectos Temáticos de la Comunidad Valenciana (SPTCV). Como primera mejora de nuestro trabajo, propondremos la creación de una Comisión de Valoración Documental para la Conselleria de Turismo, Cultura y Deporte a la cual pertenece nuestra empresa SPTCV. Gracias a su creación se elaborarán unas Tablas de Valoración Documental con las que será posible un mayor control, organización, valoración, eliminación y conservación de los documentos de nuestra empresa y de todas las que pertenezcan a esta Conselleria. Como segunda propuesta de nuestro trabajo, se planteará una mejora concreta sobre el Archivo Intermedio de Ribarroja en el cual nuestra empresa SPTCV conserva sus documentos actualmente. Se realizará una comparación con otros Archivos Intermedios para encontrar los puntos en los que nuestro Archivo tiene posibles faltas o necesidades de mejora. Como tercera y última propuesta de mejora, hablaremos sobre la importancia del desarrollo de las nuevas tecnologías y la influencia que están teniendo sobre los archivos. Sobretodo hablaremos de la creación del programa informático Sistema Arxívistic Valencià En Xarxa (SAVEX), el cual está siendo implantado en todo el Sistema Archivístico Valenciano, para lograr una modernización en la gestión de las administraciones y un mayor control documental de las oficinas sobre sus archivos. La mejora que propondremos estará basada en el funcionamiento interno del programa informático SAVEX, actualizándolo con unas opciones extras. Por lo tanto, el fin último de este Trabajo Final de Carrera sería el dar unas propuestas de mejora sobre las necesidades de valoración, expurgo y conservación de la documentación de la empresa Sociedad de Proyectos Temáticos de la Comunidad Valenciana, sobre la transferencia y conservación de sus documentos hacia el archivo de Ribarroja y su registro documental en el programa informático SAVEX. Todo ello haciendo mención en el primer capítulo del trabajo de los objetivos y metas a los que pretendemos llegar, y la metodología que utilizaremos para alcanzarlos. Viendo así mismo, las asignaturas de la carrera Gestión y Administración Pública que nos han ayudado a plantearnos estos objetivos. Analizaremos en el segundo capítulo los términos más importantes de la archivística para situarnos en el contexto del que vamos a hablar en todo el trabajo, además de situarnos en la normativa que nos afecta, y comprender la importancia que tienen las transferencias de los documentos en una institución. Una de las partes más importantes de este capítulo será el último punto en el que se explica como sería una buena gestión documental en una empresa. En el tercer capítulo haremos un análisis de la situación actual que nos rodea, conociendo de fondo a la empresa SPTCV. Se mostrará cual es su forma de gestión documental, haciendo así, una comparación entre esta y el modelo de gestión visto en el capitulo anterior. Se presentará el programa informático SAVEX, conociendo su funcionamiento interno y los procesos que lleva a cabo con nuestra empresa. El cuarto capítulo estará compuesto por las tres propuestas de mejora que presentamos en este Proyecto Final de Carrera, las cuales hemos explicado anteriormente. Y para finalizar nuestro trabajo, terminaremos haciendo una valoración económica del coste que nos llevaría realizar nuestras propuestas de mejora planteadas, un aspecto importante en todo trabajo, ya que es una realidad que se debe tomar en cuenta antes de realizar cualquier proyecto. Se finalizarán los capítulos con unas conclusiones valorando sinceramente a los objetivos que hemos alcanzado realizando nuestro proyecto.