Análisis, diseño e implementación de un sistema de gestión por procesos en la administración pública. Aplicación al Instituto Valenciano de Seguridad Pública y Emergencias

Abstract

[ES] El presente Trabajo Final de Carrera (TFC) se basa en realizar un análisis de la gestión de la formación que se imparte en el Instituto Valenciano de Seguridad Pública y Emergencias. (IVASPE), con el fin de establecer una clasificación por procesos y proponer mejoras en las deficiencias detectadas en los mismos. El IVASPE nace tras la aprobación de la Ley 2/1990 de 4 de Abril de la Generalitat Valenciana de Coordinación de las Policías Locales de la Generalitat Valenciana, posteriormente derogada por la Ley 6/1999 de 19 de abril, como consecuencia de las competencias que en materia de seguridad pública tiene asumidas la Consellería de Gobernación y Justicia, siendo este centro el órgano encargado de asumir todas las competencias que tiene asignadas hoy en día el Servicio de Formación en Seguridad y Emergencias. Dentro de las funciones que tiene asignadas, este TFC se ha centrado en aquellas relacionadas con la gestión del Plan Anual de Formación Continua, aquella formación necesaria para acceder a cualquier escala dentro del colectivo de seguridad y la tramitación de expedientes de homologación. Dentro del IVASPE, a través del Departamento de Formación se gestionan los distintos tipos de cursos según las funciones que tiene encomendadas este órgano, dividiéndose estos en tres tipos: monográficos, selectivos y homologados.

En este TFC se ha realizado un análisis de los procedimientos que se llevan a cabo para gestionar estos cursos con el fin de establecer un sistema de clasificación por procesos, consecuencia del cambio en la cultura organizativa que se está produciendo en las Administraciones Públicas, ya que estas cada día abogan más por cambiar los sistemas de organización puramente administrativos a sistemas de gestión basados en procesos. Para ello en primer lugar se ha definido cuál es la misión, visión y valores del IVASPE. Posteriormente se han descrito los procesos clave, agrupándose en función del tipo de curso al cual hacen referencia. El análisis de estos procesos se ha realizado utilizando los diagramas de flujos de procesos (DFP's), que constituyen una herramienta de racionalización que mediante la representación gráfica de los procesos de una organización permite realizar un análisis de los mismos. Con la representación y análisis de estos procesos se han podido detectar una serie de deficiencias en la actual gestión de los mismos, las cuales están relacionadas con un software desactualizado y con la falta de aprovechamiento de los recursos disponibles, además de una falta de rentabilidad en los cursos dirigidos al personal de seguridad por no cubrir todas las plazas convocadas. En este trabajo se han propuesto serie de mejoras cuya finalidad es eliminarlas o, al menos, minimizar su efecto en la eficiencia de la unidad objeto de estudio. En este sentido, este TFC se ha centrado en proponer de forma detallada una de estas propuestas: la implantación de una bolsa de plazas vacantes para cubrir todas las plazas convocadas en los cursos dirigidos al personal de seguridad, ya que esta mejora es la que más rentabilidad y calidad proporcionaría al servicio que presta el IVASPE. Además de explicar cuál sería la propuesta de mejora, se ha indicado qué procesos se verían afectados y cómo se modificarían. Por último, se presenta un presupuesto estimado de la implantación y puesta en marcha de la propuesta realizada, y un análisis de la viabilidad económica de la misma.

Con estas propuestas se busca ofrecer una serie de beneficios al organismo tales como: ahorro de papel, optimización del tiempo en el desempeño de las tareas por parte del personal, procesos más agiles y simplificados, mejorar la calidad en los servicios ofrecidos y aumentar la motivación de los empleados. En definitiva se lograría una mayor eficiencia y calidad en la prestación del servicio y, como no, una mayor coordinación