Análisis de la medición del desempeño y diseño de un cuadro de mando integral para el departamento de infraestructuras e instalaciones de una agencia europea

Abstract

El objeto del presente proyecto es desarrollar un Cuadro de Mando para el Departamento de Infraestructura e Instalaciones (IBD) de una Agencia Europea, la Oficina de Armonización del Mercado interior (OAMI) ubicada en Alicante y dedicada al registro de Marcas, Dibujos y Modelos en el marco de la protección de la propiedad intelectual. El objetivo principal del diseño del cuadro de mando es que debe ser coherente y estar alineado con el Cuadro de Mando Integral derivado del Plan Estratégico actual de la organización, teniendo en cuenta en la medida de lo posible la visión del nuevo Plan Estratégico 2016-2020 que está actualmente en fase de desarrollo. El proyecto conlleva un análisis en profundidad de los indicadores existentes para averiguar si realmente aportan valor para la medición del desempeño en relación a los objetivos de dicho departamento y, con las conclusiones que se desdoblen de dicho análisis, proceder al proceso de selección de los indicadores a incluir en el Cuadro de Mando para 2015. El objetivo final es construir un cuadro de mando que permita al departamento reagrupar y relacionar los indicadores con sus objetivos con el fin de poder ser utilizados para la toma de decisiones por el Director de Departamento y los Jefes de Servicio. El proyecto alcanza única y exclusivamente al Departamento de Infraestructura e Instalaciones de la OAMI compuesto por dos servicios de apoyo diferenciados:  Servicio de gestión de instalaciones, se encarga de lo relacionado con la gestión de la propiedad y bienes de los edificios, incluyendo la planificación, especificación, adquisición, mantenimiento y reparaciones, inventario, gestión y creación de espacios, mudanzas, instalaciones técnicas, obras, etc.  Servicios comunes, incluyendo las actividades de hospitalidad (recepción, logística de salas de reuniones, conferencias y eventos, deportes catering, bajos comerciales…), seguridad (control de accesos, detección de intrusos, protocolos en caso de gota fría,….) y prevención de riesgos laborales (seguridad y salud trabajadores, plan de emergencia y evacuación, seguridad de la alimentación…), y otras actividades logísticas (archivos centrales, reprografía, distribución interna y transporte). La mayoría de los servicios están externalizados, siendo una de las funciones del departamento la de controlar que los servicios se ofrezcan según los niveles de servicio pactados con los contratistas y respetando los procedimientos de la OAMI. Además el Departamento de Infraestructura e Instalaciones es responsable de la gestión medioambiental y de la prevención de riesgos laborales de toda la organización. Por último indicar que el proyecto entra dentro del marco de mejora continua y avance hacia la excelencia de las organizaciones públicas, orientando su forma de gestionar según procesos, y dirigiendo su actuación en el diseño y mejora de los mismos, como estrategia para conseguir ser más eficaces y eficientes. Conviene aclarar que el presente trabajo aplica a una situación real y la memoria se desarrolla de forma paralela a la que se está ejecutando el proyecto en la organización.