Modelo para la creación de una “Oficina de Gestión de Proyectos” en una compañía de servicios TI

Abstract

Las empresas españolas, y en concreto las compañías de servicios TI, tienen cada vez mayor conciencia de la importancia de tener en su organización un área que les permita coordinar y alinear sus proyectos en la dirección que marcan sus objetivos estratégicos. Esta área, la Oficina de Gestión de Proyectos (en adelante, PMO, por sus siglas en inglés), será la encargada de llevar a cabo el trabajo de coordinación de proyectos mediante la implantación en la organización de un determinado modelo de gobierno en la gestión de proyectos, que contemple estrategias, metodologías, herramientas, técnicas, tecnologías y recursos. El objetivo de la PMO no es la gestión operativa del desarrollo de un proyecto informático o de sus relaciones con clientes o técnicos, tarea que desarrollan los Directores y Jefes de proyecto. Por el contrario, la PMO se ocupa de evaluar qué propuestas y proyectos se adecuan a las estrategias y umbrales definidos por la compañía; de medir de forma uniforme los proyectos en cuanto a su complejidad, su coste, su rendimiento y su calidad; de controlar y anticipar sus riesgos a alto nivel y que pueden afectar a uno varios proyectos; de supervisar las dependencias entre proyectos; de priorizar proyectos en función de las estrategias de la empresa en cada momento; de coordinar la ejecución de proyectos con las Áreas Financiera y de Recursos Humanos de la compañía; de reaprovechar las mejores prácticas aprendidas en los proyectos más exitosos; de asesorar a la Dirección de la compañía en estrategia en la gestión de proyectos; etc. Para conseguir lo anterior, la PMO necesitará tener un marco de trabajo en el que desarrollar sus servicios, y este es el propósito de la primera parte del documento. En el modelo de definición e implementación de la Oficina de Gestión de Proyectos estableceremos una serie de etapas en las que se contemplen, en primer lugar, la misión, el alcance y los objetivos de la PMO, estableciendo a continuación su estructura orgánica y las funciones y servicios que ofertará a las diferentes áreas de la compañía. Analizaremos cómo la PMO se integra en la estructura de la empresa y como determinar el nivel de madurez de esta para ajustar el tipo de PMO más adecuada. También, veremos como la PMO “acompaña” al proyecto en todas las fases de su ciclo de vida y como trabaja respecto al conjunto de todos los proyectos de la compañía. La segunda parte del proyecto se centrará en la administración de la Oficina de Gestión de proyectos, abarcando desde la evaluación de las propuestas dirigidas a clientes (externos o internos) hasta el cierre de proyectos y las actividades asociadas para consolidar las lecciones aprendidas, haciendo especial hincapié durante el desarrollo del ciclo de vida en las tareas de Auditoría, control y seguimiento del proyecto, la gestión y monitorización de riesgos, la gestión del conocimiento y la gestión de recursos humanos, incluyendo la evaluación y clasificación de Responsables de proyecto y la formación y motivación de las personas involucradas en el proceso de gestión, que deberán convertirse en los estrechos colaboradores de la PMO y facilitadores de sus actividades.