El Curriculum Digital, un sistema de información que eficenta las evidencias para las evaluaciones externas en la Universidad Tecnológica de Tula – Tepeji

Abstract

[EN] The Technological University of Tula-Tepeji located in the state of Hidalgo, Mexico began its academic activities in September, 1991. It is one of the higher learning institutions with highest enrollment in the state. Since 2005, it has been immersed in processes of external evaluation for all of its educational programs which has allowed it to receive recognitions for its good quality from the federal government in the last few years. In this sense, the institution committed with educational quality complies with the areas of opportunity that result from every external evaluation, in addition to seeking the efficiency in the administrative processes that may facilitate the academic work. The institution’s personnel is subject to external evaluations that allow to know their level of entitlement, their profile and for the teachers to show their academic evidence. Meeting the requirements of every external evaluator is a task that can be redundant, gathering the documents requires a big investment of time and resources like paper. Guaranteeing that all of the personnel have their file up to date is not an easy task nor is it to generate the personnel indicators on time when the institution is in constant movement and the human resource area waits for each person to go and turn in their evidences and then comply with the requirements of the external normative frameworks. That is how the need to improve the updating of the institution’s personnel files is identified. The digital curriculum system is an informatics application that is launched with the intention of counting with an updated and accessible curriculum of the teaching and administrative personnel. Besides contributing to the institutional sustainability strategy because all the documents are digitalized, it makes the access to information more efficient as well as the response time for external evaluation processes in which it is participated like PROMED, CIEES and COPAES. It has a statistics and report generator that can be exported indifferent formats as well as the defined indicators in the Quality Management System. The personnel access the institution’s local network from the institution’s web page and update the corresponding information, thus generating the trajectory of each person in the institution. For the teaching personnel, having all of the digitalized evidence facilitates their participation in PROMEP announcements; moreover their evidence portfolio is directly documented because the academic production is registered. It is projected to link this system to the teaching personnel evaluation one and the incentives program, therefore contributing to the achievement of the institutional mission and vision

[ES] La Universidad Tecnológica de Tula – Tepeji ubicada en el Estado de Hidalgo, México; inicio inició sus actividades académicas en septiembre de 1991, es una de las instituciones de educación superior en el estado de mayor matricula y desde 2005 está inmersa en procesos de evaluación externa para todos los programas educativos lo que le ha permitido recibir del gobierno federal en los últimos años reconocimientos por su buena calidad, además de estar certificada por la norma ISO 9001:2008 para el proceso educativo. En este sentido, la institución comprometida con la calidad educativa atiende las áreas de oportunidad que resultan de cada evaluación externa, además de buscar la eficiencia en los procesos administrativos y que éstos faciliten el quehacer académico. El personal de la institución esta sujeto a evaluaciones externas que permiten conocer su nivel de habilitación, su perfil y que para los docentes muestran la evidencia de su producción académica; cumplir con los requisitos de cada organismo evaluador externo es una tarea que puede resultar redundante, conjuntar estos documentos requiere de una inversión alta en el tiempo y recursos como el papel; no es una tarea sencilla el garantizar que todo el personal de la institución tenga actualizado su expediente, ni tampoco generar los indicadores del personal en tiempo y forma cuando la institución está en constante movimiento y el área de recursos humanos espera a que cada persona acuda a entregar sus evidencias y cumplir entonces con los requisitos de los marcos normativos externos; es así como se identifica la necesidad de mejorar el proceso de actualización de los expedientes de todo el personal de la institución. El Sistema de Curriculum Digital de la Universidad Tecnológica de Tula – Tepeji, es una aplicación informática que se realizó con la intención de contar con un currículo actualizado y accesible del personal docente y administrativo; además de contribuir a la estrategia de sustentabilidad institucional por que todos los documentos estan digitalizados; eficienta el acceso a la información y los tiempos de respuesta para procesos de Evaluación Externa en los que se participa como: PROMEP, CIEES Y COPAES; cuenta con un generador de la estadística y reportes que se pueden exportar en diferentes formatos, así como los indicadores definidos en el Sistema de Gestión de Calidad. El personal accesa desde la pagina web de la institución a la aplicación en Intranet institucional y actualiza la información que le corresponde, generando con ello la trayectoria de cada persona en la institución; para el caso del personal docente el contar con toda la evidencia digitalizada le facilita su participación en las convocatorias de PROMEP, además de que la interior está directamente documentado su protafolio de evidencias, ya que registran su producción académica. Se tiene la proyección de vincular este sistema con el de evaluación al personal docente y al programa de estímulos, contribuyendo con ello al cumplimiento de la misión y visión institucional.