La importancia de la información documentada. Caso de actualización documental de un Sistema de Gestión de la Calidad para certificación bajo la norma ISO 9001:2015

Abstract

[ES] La documentación de una empresa representa su capital intelectual, ahí se plasma el “saber hacer” que se ha adquirido con la experiencia y el paso de los años. Si no se preserva adecuadamente ese conocimiento se podría perder y provocaría retrabajos y deficiencia en las operaciones. El objetivo de este trabajo es compartir el resultado de un proyecto de intervención en una empresa para lograr la transición de la norma ISO 9001:2008 a la ISO 9001:2015, desarrollando una a una las cláusulas y requisitos solicitados para lograr la certificación. Se describe cómo se desarrolló el sistema nombrado “Matriz de los procesos” el cual incluye de manera completa los requisitos en orden solicitados por la norma, así como los documentos, archivos y formatos asociados. Se elaboró una matriz de procesos que incluye información anterior proporcionada por el antiguo sistema nombrado “Matriz de correlación” la cual cumplía con la norma ISO 9001:2008. La matriz de procesos se desarrolló con el objetivo de identificar de manera rápida y sencilla que documentación de la empresa cumple con determinados puntos de la norma. Además, esta incluye de manera breve y concisa las entradas correspondientes en los procedimientos de la empresa y las salidas que se generan de dichos procedimientos. La transición de la norma ISO versión 2008 a 2015 generó que se debiera crear nueva información y realizar modificaciones y/o actualizaciones a documentos e información con la que la empresa ya contaba, dichos cambios se muestran explicando las etapas de cambio de estos y las consideraciones o recomendaciones propuestas por la norma. Se diseñó un mapa general de procesos con ayuda de hoja de cálculo (Excel), tomando como base el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) incluido en la norma ISO 9001:2015.