La gestión de la información institucional en la Pontificia Universidad Javeriana: el Portal de Estadísticas como herramienta para la gestión académica

Abstract

[EN] In order to overcome the problems that usually arise in the interpretation, use, and access to statistics and indicators, the Pontificia Universidad Javeriana has strengthened the institutional information management, making the most of the transactional information resulting from its information systems. This practice includes actions designed to manage the information, its planning, implementation and monitoring, as well as the evaluation and control of the processes and procedures to ensure the accuracy of the information. From this perspective, the University developed a Statistics Portal which is based on the MS SharePoint tool, and is intended to provide reliable, timely and customizable information for the planning and management of the academic activity; particularly for the academic programs, in their continuous improvement and self-assessment work with high quality accreditation purposes. This is an innovative practice that maximizes the use of the MS SharePoint tool to transform the Portal into an instrument at the service of the entire university community. Furthermore, it can be easily replicated by other institutions since it makes use of standard tools, it does not require the institution to develop an enormous technological infrastructure and it does not generate high costs in terms of its implementation and its management.

[ES] Para superar las dificultades en la interpretación, uso y acceso a las estadísticas e indicadores institucionales se ha fortalecido la gestión de información institucional, buscando aprovechar el uso de la información transaccional proveniente de los sistemas de información. Esta gestión comprende acciones orientadas a la gobernabilidad de la información, su planeación, la ejecución y el seguimiento, la evaluación y el control de los procesos y procedimientos para asegurar la confiabilidad, oportunidad y usabilidad de la información. Esto se aplica tanto a la información estructurada (soportada en sistemas de información) como a la no estructurada (aquella sin respaldo en sistemas de información). Dentro de esta concepción, se desarrolló un Portal de Estadísticas basado en la herramienta MS SharePoint, con el propósito de proveer información confiable, oportuna y parametrizable, para la planeación y la gestión de la actividad académica, particularmente de los programas académicos, en su labor de mejoramiento continuo y de autoevaluación con propósitos de acreditación de alta calidad. La implementación del Portal, que incluye tanto información estructurada como no estructurada, comprendió el desarrollo de las fases de conceptualización y diseño, producción y puesta en marcha e inicio de operación. Con ello, los departamentos y los programas académicos visualizan la información en esta herramienta, pero además pueden descargarla y realizar análisis particulares. Sus beneficios incluyen una mayor claridad en la forma en que se entiende cada estadística e indicador y los criterios para su cálculo; la posibilidad de descargar, agregar, desagregar, organizar y graficar información según las necesidades; la garantía de un acceso oportuno a información relevante que se actualiza y amplía constantemente; la posibilidad de realizar análisis comparativo entre unidades, entre otros. El Portal está en evolución y es sometido a permanente evaluación. La Secretaría de Planeación de la Universidad lo administra, y atiende permanentemente cualquier incidente de carácter funcional o de inconsistencias en la información. Este modelo de operación, abierto a retroalimentación constante, ha permitido conocer y analizar situaciones particulares que difícilmente podrían verse plenamente reflejadas mediante sondeos generales. Se trata de una práctica innovadora porque se ha potencializado el uso de una herramienta como MS SharePoint, para convertir el Portal en un instrumento al servicio de toda la comunidad educativa. Además, se atienden los requerimientos de información de los usuarios haciendo más robusta la gestión de información institucional; es replicable en otras instituciones porque hace uso de herramientas cotidianas, no supone grandes desarrollos de infraestructura tecnológica y no genera grandes costos en términos de su puesta en marcha ni de su administración.